Відповідно до описаного можу порекомендувати вам робити ті ж замовлення постачальнику, при цьому створювати нові продукти на підставі фіктивних (товари можна вантажити із замовлення через спеціальний блок, дією на процедурі створити з фіктивних - реальні), а після власне в замовленні датами вказувати коли має бути доставка , накладну та ін.
Для більш точної розробки бізнес-процесу я порекомендував би вам послугами інтеграторів
https://crm-onebox.com/ru/integrators/ - вони зможуть більш точно скласти з вами технічне завдання необхідного вам функціоналу.
Або якщо у вас є персональний менеджер технічної підтримки - уточніть у нього про можливість вирішення вашого завдання.