Согласно описанного могу порекомендовать вам делать те же заказы поставщику, при этом создавать новые продукты на основании фиктивных (товары можно грузить с заказ через специальный блок, действием на процедуре создать из фиктивных - реальные), а после собственно в заказе датами указывать когда должна быть доставка, накладную и т.д.
Для более точной разработки бизнес-процесса я бы порекомендовал бы вам услугами интеграторов
https://crm-onebox.com/ru/integrators/ - они смогут более точно составить с вами техническое задание необходимого вам функционала.
Либо же если у вас есть персональный менеджер технической поддержки - уточните у него о возможности решения вашей задачи.