Найяскравіші події в житті, як правило, відбуваються випадково: незапланована зустріч з друзями, несподівана подорож по гарячій путівці, випадкова зустріч зі знайомими яких давно не бачили створюють круті емоції і хороші спогади. Але бізнес не зможе працювати імпульсивно, в бізнесі дуже важливим є питання планування і управління часом. Давайте розберемо чому це важливо і як можна планувати свій робочий день в календарі CRM OneBox.
Планування в бізнесі - чому без нього ніяк
Чому бізнес любить, коли все йде за планом? По-перше кожна компанія рано чи пізно приходить до необхідності ставити цілі: як внутрішніх, так і зовнішніх. Це дозволяє, визначати вектор розвитку, зробити розвиток керованим. Так от планування - це хороший, основний і найефективніший інструмент досягнення цілей підприємства. Справа в тому, що поставити цілі мало, далі важливо розуміти які є інструменти, для її досягнення, проаналізувати перспективи зростання і правильно розставити пріоритети - це і є основа планування. Далі враховуючи ресурси варто розділити основну мету на дрібні завдання, розподілити їх за часом і можна рухатися вперед. Облік досягнення цілей, процес постановки нових відбувається безперервно і є основною успішної діяльності компанії.
Для чого ще важливо планування: жоден бізнес не працює віддалено від зовнішнього світу, він завжди пов'язаний з постачальниками, клієнтами партнерами. Так ось кожному з учасників цього ланцюжка важливо розуміти роль і план розвитку один одного. Постачальнику важливо розуміти який обсяг матеріалів потенційно ви можете у них купувати: зараз, через місяць, рік. Партнерам структуру вашої роботи, чим ви можете бути корисними один одному зараз і в перспективі, клієнту яку продукцію і в якому обсязі запропонуйте йому. Причому для того, щоб продати бажаний обсяг продукції через пів року, "підготувати" ринок потрібно вже зараз.
Організувати процес планування правильно і зручно не просто, як саме це зробити кожна компанія визначає для себе сама, але є загальні принципи - це необхідність десь фіксувати плани і завдання, розподіляти їх по часу і відповідальним, автоматизація цього процесу теж не буде зайвою.
Чим допоможе в плануванні CRM OneBox
CRM OneBox - програма для автоматизації бізнесу, функція планування реалізована тут у вигляді календаря. Календар в CRM OneBox - одна з ключових функцій, це свого роду вбудований додаток, який дозволить вам ставити завдання по днях тижня і часу, розподіляти навантаження для себе і співробітників, бачити скільки запланованих завдань, як просувається їх рішення, розподіляти кому і на коли варто призначити рішення задачі і багато іншого.
У календарі OneBox можна створювати, дивитися завдання, змінювати пріоритет, дату планування, відповідального і багато іншого. Відображати процеси на екрані система може за один день, один тиждень або місяць.
Також є можливість відображати завдання всіх бізнес-процесів, а можна в налаштуваннях поставити групи БП, які в календарі відображатися не повинні. Наприклад, співробітник повинен бачити в календарі поточні, короткочасні завдання, які заплановані на конкретний день і приводять його до досягнення глобальної мети. А ось проект, де описана сама мета, для досягнення якої потрібно багато часу, та й так як він все одно розбивається на підзадачі можливо в календарі не потрібен.
Для того, щоб більш детально розібратися як працювати з календарем в CRM OneBox давайте розберемо це на прикладі: як співробітник зможе планувати свою роботу в календарі OneBox. Перше, що хотілося б відзначити, це те що у кожного співробітника буде його особистий окремий календар.
Менеджер в своєму календарі зможе створювати і розподіляти завдання по днях відповідно до свого навантаження, для того щоб задача з'явилася в календарі, додати її можна в кілька способів:
- через кнопку "створити наступний процес / підпроцесс" в інтерфейсі проекту, завдання, замовлення;
- безпосередньо в календарі, кнопкою "запустити процес", яка відображається у вигляді "+";
- призначати завдання можна не тільки на поточний день але і на майбутнє (на тиждень, місяць, рік вперед), планувати можна не тільки дату, а й конкретний час виконання завдання.
У календарі будуть відображатися всі завдання, в яких він зазначений відповідальним: як ті, де він автор, так і ті, які йому поставили інші співробітники.
При створенні завдання вказується його пріоритет, в календарі завдання з пріоритетом A будуть в самому верху, з пріоритетом B нижче, і так далі.
Коли співробітник прийде на роботу, вона побачить в календарі завдання які вже заплановані на на поточний день, тиждень, місяць ... Якщо йому запропонують взятися за новий проект, або хтось попросить зробити щось позачергово, він завжди зможе відкрити календар оцінити своє навантаження, побачити які є термінові завдання на сьогодні і таким чином буде розуміти свою завантаженість і зможе швидко і точно відповісти коли буде виконана та чи інша задача.
Якщо буде необхідність редагувати велику кількість завдань - перенести їх на інший день, змінити відповідального або додати коментар, це можна зробити. Для цього необхідно клікнути на кнопку "виділяти процеси", далі відзначити ті, які потрібно редагувати і внести в них правки через панель масових змін.
За замовчуванням, завдання в календарі відображаються за датою планування (дата, на яку заплановано її рішення), але також можна налаштувати щоб процеси відображалися за датою "Виконати до" або за датою старту процесу
Виконані процеси автоматично опускаються вниз списку поточного дня і залишаються на той день, коли вони були закриті - тому відволікати співробітника вони не будуть. А всі невиконані процеси система автоматично перенесе на наступний день (в початок або кінець списку) - це ви зможете задати самі в налаштуваннях картки користувача.
В результаті використовуючи календар OneBox співробітник, вже в понеділок, буде розуміти як пройде цей робочий тиждень, зможе планувати завдання, розподіляти навантаження по днях - це робить ресурс вашого часу і часу співробітників легко керованим і дозволяє контролювати досягнення цілей.
