Впроваджуючи CRM на підприємстві, ми помітили що у кожного свій підхід до управління проектами: у когось він більш традиційний, хтось прагне автоматизувати все по максимуму. Причому часто навіть компанії, які займаються одним видом діяльності до реалізації проектів підходять по різному. У цій статті ми не складемо ідеальне керівництво по управлінню проектами, яке обов'язково застосовувати всім ось в такому вигляді і ніяк інакше - як нам здається таке визначення просто не існує, ми розповімо про роль CRM в організації роботи з проектами, а ось як використовувати цей інструмент ви визначите самі.
Управління проектами - що це і які інструменти потрібні
Реалізація проектів на підприємстві завжди має на увазі досягнення якоїсь мети, відповідно управління проектами це свого роду портфель інструментів і навичок, сукупність яких покликана успішно реалізувати проект - по суті досягти мети. Правильно побудована робота з проектами так само важлива, як і оптимально побудований процес виробництва або знання технології основної діяльності. Адже проекти вимагають вкладень, а значить і розуміння того як вони повинні окупиться. Ми не будемо розбирати "управління проектами", як науковий термін чи якась програма ідеального управління проектами, адже кожна компанія буде визначати це сама для себе. Давайте розберемо більш детально основні загальні принципи управління проектами і роль CRM в їх реалізації.
Функція CRM в кожному з принципів управління проектами
1. визначення відповідального - перше, що необхідно зробити, це визначити відповідального. Тобто вибрати співробітника, який буде приймати рішення і відповідати за результат.
Як це можна реалізувати в CRM OneBox:
- кожен проект створюється як окремий процес, метe проекту можна задати в описі, а далі визначити відповідального;
- якщо відповідальному за проект потрібна допомога інших співробітників, він може створити підпроцеси на колег. Вони побачать завдання у себе в календарі, виконають його і закриють - при цьому батьківський проект залишається активним і його відповідальний не змінюється.
2. розподіл за часом - проекти вимагають вкладень, тому важливо визначити термін коли буде отримано результат.
Як з цим допоможе CRM OneBox:
- в системі можна визначити плановану дату завершення, також в системі є дія яке буде нагадувати про те, що потрібно запланувати процес на якусь дату до тих пір поки вона не вказана в проекті;
- щоб не забути про проект система дозволяє створювати в ньому нагадування на певну дату і час, а якщо потрібно змінити дату планування згідно того, на коли ви плануєте певні дії і ставите собі нагадування - це теж можна зробити автоматично, використовуючи функціонал CRM.
3. розподіл на невеликі цілі (завдання) - проект, це як правило одна глобальна мета, для реалізації якої потрібно зробити ряд дій, щоб їх все систематизувати і не забути розбивайте кожна дія на окрему підзадачу.
Як реалізовано в CRM OneBox:
- до кожного проекту можна створювати необмежену кількість підзадач;
- всі підзадачі проекту можна відстежити в коментарях, або ж вивести структурою подпроцессов в інтерфейс проекту, де відображається назва завдання, з можливістю її відкрити;
- завдання можна розподілити по датах і пріоритетам, вивести в своєму календарі, щоб завжди пам'ятати про те, що вони вимагають виконання.
4. залучення команди - більшість проектів вимагають участі не одного, а декількох співробітників - це можуть бути консультації з фахівцями, які допоможуть прийняти правильне рішення, допомога в рішення спеціалізованих завдань від співробітників інших ролей ... Як і описано вище, в CRM OneBox у вас буде можливість створювати процеси на інших користувачів, при цьому це не змінюючи відповідального основного проекту.
5. зручність запису і пошуку інформації - в роботі з проектом часто виникає необхідність десь фіксувати результат, з необхідністю потім швидкого пошуку і доступу до даних.
Що є в CRM OneBox:
- створюючи проект ви можете задати йому будь-яку назву / опис вказавши те, що потрібно зробити;
- в процесі реалізації можна змінювати опис, додаючи в нього дані які були отримані в результаті роботи з проектом;
- поточний результат також можна записувати в коментарі до процесу, куди буде збережуться ще і листування по процесу, записи створених подзадач;
- аналіз результатів - потрібно розуміти наскільки результат відповідає очікуванням, отримана чи очікувана вигода від проекту, який з'явився ресурс для розвитку.
У CRM OneBox:
- по-перше є можливість зафіксувати мету в описі процесу, що дозволить легко її знайти і порівняти з результатом;
- по-друге в системі можна налаштує ряд звітів, які дозволяють відстежити результати і побудувати прогнози.
Робота з проектами займає важливу частку в діяльності підприємства. і хоч і відрізняється у кожної з компаній, але є загальні принципи, які працюють практично скрізь. CRM система OneBox вже навчилася працювати з такими і допоможе вам створювати проекти, призначати відповідального і відстежувати хід реалізації просто відкривши процес і подивившись в ньому потрібну інформацію, нагадування допоможуть не забути зробити завдання по проекту своєчасно, а можливість ставити завдання дозволить залучати колег до роботи з проектами.
