Кожна людина так чи інакше планує свій час, а хто відповідає за планування робочого часу всередині компанії? Хто допоможе співробітнику правильно розподілити свої процеси, щоб робочий час було по максимуму ефективно витрачено. І як керівнику дізнатися чим займаються його співробітники? Можна подивитися хто скільки дзвонив в OK вашої телефонії, подивитися відправлені листи клієнтам - але ж це довго і незручно. Ми навчили OneBox стежити за робочим часом і виводити зведену інформацію про те, скільки співробітник працював в системі, скільки часу витрачено на дзвінки, листи або роботу з процесами. Функція вже готова і буде доступна в наступному релізі, а як вона працює і в чому користь як для співробітників, так і для керівників розберемо в статті.
Як керувати робочим часом в OneBox
У наступному релізі з'явиться відразу кілька функцій/звітів мета яких допомогти з аналізом робочого часу, також оновлені звіти які вже були в системі і всі вони об'єднані в один відділ "Загальні дані по робочої активності" для зручності пошуку і роботи.
"Загальні дані по робочої активності" - стартова сторінка функції керування робочим часом складається з 4-х графіків і виводить комплексні дані робочої активності всіх співробітників компанії за поточний день. Цікаво хто працює більше всіх, а хто часто відволікається, і тому його робоча активність найнижча? Це тепер можна побачити в зазначеному звіті, там з'явилося два графіка - вони перевіряють хто скільки процесів/дзвінків зробив сьогодні і показують найактивнішого і неактивного співробітника. Щоб не виникло суперечок, що інформація не вірна графік покаже також кількість корисних дій, за цими співробітникам. Якийсь "+" до мотивації співробітників, адже швидше за все ніхто не захоче бути останнім. Разом з цією інформацією на сторінці звіту буде ще два графіка. Перший підраховує скільки за сьогодні: закрито завдань, здійснено дзвінків, відправлено листів. Інформація в звіті весь час оновлюється, тому у керівника завжди під рукою актуальна інформація про активність компанії, а співробітники побачивши дані зможуть їх порівняти зі своїми показниками. Другий відобразить статистику про кількість завдань, листів і дзвінків по годинах. Це дозволить відстежити коли "пік активності", і побачити в який час виконано найменше роботи. Знаючи це ви зможете прийняти рішення про розподіл робочого часу: можливо вам варто переглянути графік роботи співробітників, щоб навантаження розподілялося рівномірно по робочому дню, або якщо є "гарячий час", то побудувати графік так, щоб в цей період працювали більш досвідчені співробітники, або більша кількість людей.
Як зрозуміти на що витрачено робочий час?
Ще одна плюшка для керування робочим часом, яка з'явиться в релізі - це можливість по кожному співробітнику побачити з чим він працював в системі. Для того щоб побачити що робив співробітник: скільки листів або дзвінків він зробив в потрібний час вам достатньо:
- перейти до звіту "Загальні дані по робочій активності" і з випадаючого списку вибрати тип звіту "Робочий час шкалою";
- далі в фільтрі задаємо дату, якщо потрібен час і вибираємо роль або співробітника по якому хочемо побачити інформацію;
- в результаті система по кожному із співробітників створює окрему шкалу, де виділені години, коли співробітник активно працював в системі, розгорнувши її можна побачити з чим саме працював співробітник. Чим яскравіший колір на графіку - тим більше дій було зроблено в цей час. На одній шкалі виведений тільки один день, тобто якщо в фільтрі у вас вибраний період в тиждень, то по кожному із співробітників буде сформовано 7 окремих графіків.
У цьому звіті крім інформації що робив співробітник можна також дізнатися і з чим конкретно він працював: який процес закрив, які листи писав, кому телефонував. Інформація відкривається кліком на потрібний тип події:
Такий же графік можна відобразити у картці контакту. У картці інформація виводиться по одному співробітнику і тільки за поточний день. Таким чином користувач зможе побачити актуальну інформацію по своїй активності, і активізуватись, якщо зрозуміє, що сьогодні був недостатньо активним.
Є зміни і в існуючих раніше функціях. Наприклад звіт "Робочий час співробітників" перейменований "Робочий час відрізками" і перенесений в розділ "Загальні дані по робочої активності". Крім назви звіт змінив і свій зовнішній вигляд, він став більш компактним і простим до сприйняття:
Звіт "Аналіз робочого дня" також перенесено на окрему сторінку загального звіту "Загальні дані по робочої активності", опрацьовано його зовнішній вигляд.
Тепер все звіти з управління часом зібрані в одному місці, щоб вам простіше було їх знаходити і працювати. А оновлений функціонал дозволить завжди бути обізнаним на що витрачено робочий час, чи правильно він розподілений. Можливість відстежувати "пік" активності дозволить коригувати робочі графіки і забезпечити максимальну ефективність роботи співробітників.
