Ми слухаємо і прислухаємося до своїх клієнтів. Одну з таких клієнтських пропозицій ми прийняли і реалізували в новому релізі. Це можливість відстежувати бізнес-процеси, які давно ніхто не використовував. А також бачити хто із співробітників давно не заходив в OneBox.
У компаніях з кількістю користувачів більш 50ти дуже часто відбуваються ситуації, коли були видані доступи стажеру, а потім стажер не прийшов на роботу, але за доступ ніхто не забрав. Така помилка впливає на безпеку компанії. Тепер OneBox підкаже вам, що співробітник не заходив в OneBox, а ви зможете перевірити причину.
Ще є випадки, коли був зроблений бізнес-процес, а з часом втратив свою актуальність, але залишився. І такі процеси накопичуються, накопичуються, через час їх стає дуже багато, що засмічує вашу інформацію. OneBox здатний перевірити і знайти процеси, які не використовуються і повідомлять свого власника.
Як налаштувати авто відстеження в OneBox
Для того, щоб OneBox створював завдання по співробітниках, які не працюють в CRM потрібно налаштувати автоматичну дію раз в день. Відстеження неактивних бізнес-процесів, також відбувається через авто дію. Для налаштування переходимо з основного меню:
налаштування системи - автоматизація - автоматичні дії раз в день.
Для пошуку неактивних бізнес-процесів, потрібно дію "Створити процес, якщо процеси певного типу не створювалися більш заданого періоду", Знаходимо його в пошуку і додаємо перетягнувши на панель праворуч. В налаштуваннях дії потрібно вказати:
- по яким бізнес-процесам робити перевірку (дія може перевіряти як всі які є в CRM, так і тільки кілька певних)
- за який період неактивності бізнес-процесу вважати його невживаним;
- на кого зі співробітників і в якому бізнес-процесі створювати завдання зі списком неактивних бізнес-процесів;
- назва та опис такого завдання;
- також можна задати умови: "Створювати нові процеси замість коментарів в існуючому" і "Враховувати процеси, які створюються автоматично, як активні процеси".
В результаті система згенерує завдання, зі списком всіх бізнес-процесів, які не використовувалися більше заданого періоду, а ви вже зможете прийняти рішення що ж з ними робити:
- приховати (щоб приховати в списку активних);
- видалити (якщо завдання цих бізнес-процесів теж більше не потрібні);
- залишити, так як можуть ще знадобиться.
При цьому шукати, який з бізнес-процесів не використовується, перевіряти коли були останні завдання вручну більше не доведеться, щоб спростити і прискорити вашу роботу з завданнями тепер OneBox це буде робити сам.
Для відстеження співробітників, які не працюють в системі буде потрібна дія "Створити процес, якщо співробітник не заходив в OneBox більш заданого періоду". Логіка підключення подібна попереднього.
В налаштуваннях ви зможете задати:
- через скільки днів неактивності співробітника в системі потрібно зреагувати;
- на кого і в якому бізнес-процесі створювати завдання;
- назва та опис такого завдання;
- умови, щоб повідомлення створювалися не припиняючись, якщо термін перевищено, а співробітник все ще може заходити в OneBox.
В результаті, якщо хтось із колег не відкривав OneBox більше заданого часу CRM відреагує завданням, а вам залишиться уточнити у керівника співробітника де він подівся і прийняти рішення чи потрібно блокувати доступ.
