Цифровий документообіг вже давно не новинка. Бізнес спростив собі життя за допомогою цифрових документи, адже процес створення та обміну такими документами з клієнтом, партнером відбувається набагато швидше ніж в традиційному, паперовому форматі. Але разом з цим з'явилося дві проблеми:
- захист даних в електронному документі;
- для того щоб угода була визнана дійсною, обов'язково має відбутися підписання документа з обох сторін.
Обидві ці проблеми вирішує електронний цифровий підпис (ЕЦП). Що це, як підписувати документ з ЕЦП, а також що дозволить інтеграція OneBox з ЕЦП - про це поговоримо в статті.
Що таке ЕЦП
Електронний цифровий підпис - атрибут електронного документа, який формується шляхом криптографічного шифрування інформації. ЕЦП неможливо перенести на інший носій (або документ) шляхом звичайного копіювання. Завдяки цьому саме за допомогою ЕЦП можливо підтвердити своє авторство на електронний договір.
Робота з ЕЦП в OneBox - основні моменти
Підписання документів ЕЦП в OneBox легітимно?
Для підписання документів цифровим підписом в OneBox використовується програмне забезпечення ПК "Варта". Воно відповідає законодавчим вимогам України:
- ДСТУ ГОСТ 28147-2009 “Системи обробки інформації. Захист криптографічний. Алгоритм криптографічного перетворення”;
- ДСТУ 4145-2002 “Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”;
- ГОСТ 34.311-95 “Інформаційна технологія. Криптографічний захист інформації. Функція хешування”.
А також має Експертний висновок Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України № 04/03 / 02-4759 від 11.12.2018 р
Перевірити юридичну законність підписаних документів наш клієнт може:
- на сайті податкової служби;
- всередині CRM OneBox (система передбачає таку можливість як в адмінці, так і в особистому кабінеті).
Робота з шаблонами документів
Шаблон документа прискорює процес створення документа, завдяки тому, що:
- статична частина тексту (яка присутня в кожному документі певного типу) прописується один раз в шаблоні, а далі при виборі шаблону підтягнеться автоматично - ніякого ручного копіювання;
- унікальні дані (назва та кількість продуктів замовлення, юр реквізити та інше) зможуть додати змінні.
Завдяки цьому створювати документи для підпису ваш менеджер зможе витративши на це менше хвилини. Найбільш часто використовувані шаблони: акт, накладна і рахунок вже передбачені в системі. При необхідності, додати інший вид документа ви зможете самі, або за допомогою наших фахівців.
Як підключити ЕЦП до OneBox
Для того щоб отримати можливість підписувати документи за допомогою цифрового підпису в OneBox вам необхідно:
- бути власником CRM OneBox;
- підключити модуль OneBox eDoc.
Модуль оплачується раз в місяць. Оплата йде за окремий, підтримуваний сервіс - базу ЕЦП України. Чи не проводити оплату щомісячно можна, але в такому випадку база вилучається.
Додаткові можливості модуля OneBox eDoc
- компанія зможе зберігати документи на зовнішніх сховищах (Google диск, DropBox, Яндекс диск);
- буде можливість створити індивідуальний сценарій підписання документа (з автоматичною зміною відповідального підписанта, відправкою документа клієнту) на потрібному етапі;
- можливість обговорити документ із зовнішніми партнерами через їх особистий кабінет (для вас вся робота буде в одному вікні, а зовнішні партнери зможуть залишити свої коментарі і побачити ваші в своєму ЛК, куди у кожного партнера буде особистий, індивідуальний вхід);
- спрощується management документації. Всі документи впорядковані всередині однієї системи, ви в будь-який момент можете відкрити потрібний документ - його не доведеться шукати по стелажах архіву, а партнери і клієнти зможуть побачити копії всіх своїх документів в особистому кабінеті, куди доступ є лише у них.
