Ну власне все, що я зараз можу вам порекомендувати - це організовувати це через замовлення, де створювати послуги товарами, у яких у вкладці "Постачальники" прописувати постачальників.
Далі додавати їх на замовлення, і можу запропонувати зробити дію відправки листа за вказаним шаблоном по продуктах процесу, який надсилатиме продукти відповідним постачальникам (буде доступний масив продуктів, який можна вивести таблицею) - розробка такої дії займе 5 годин.
Ну а далі вже ви сказали, що все робитимете вручну.
Дивіться, я бачу, що вам потрібно з нуля автоматизувати бізнес-процес повністю - для цього є інтегратори (бізнес-консультанти). Я рекомендую вам за необхідності скористатися їхніми послугами
https://crm-onebox.com/ru/integrators/