Як CRM-системи і системи 1C інтегруються і застосовуються на підприємствах? Наші партнери з «IT Artel» розповіли про свій досвід вирішення бізнес-завдань замовників за допомогою CRM-систем і систем 1С: Підприємство. Розглянемо класичний приклад використання цих рішень.
CRM-системи допомагають керувати взаємовідносинами з клієнтами. У них менеджери працюють із замовленнями, зверненнями, роблять розсилки, аналізують продажі, лояльність і ефективність рекламы.
1С – звична для бухгалтерів система. У ній, найчастіше, ведуть облік фінансів, продукції і виробничих матеріалів компанії.
Вхідне замовлення
Менеджер вручну заносить замовлення в CRM-систему або ж клієнт на сайті заповнює форму замовлення і інформація приходить автоматично. Далі в CRM-системі менеджер обробляє замовлення: уточнює подробиці, способи оплати та доставки. На цьому етапі робота в CRM призупиняється. Далі слідує:
- оплата, якою займається вже бухгалтер,
- формування, виробництво або складання замовленняа,
- списання залишків на замовлення.
Все це, як правило, відображається в 1С.
Менеджер може працювати безпосередньо з 1С, але це вимагає знання тонкощів роботи. Менеджер може зробити помилки, з якими бухгалтеру доведеться довго розбиратися. Тому, як показує практика, ефективніше зробити інтеграцію (обмін даними) між системами 1С та CRM. Тоді кожен фахівець буде працювати в своїй програмі.
Плюси:
- кожен фахівець працює в своїй програмі і не може навіть випадково нашкодити іншому менеджеру або бухгалтеру;
- в CRM зберігається вся інформація роботи з клієнтом, а бухгалтер в 1С отримує тільки готове замовлення.
Мінуси: їх не буде, якщо обміни між системами налаштовані коректно.
Що потрібно знати при налаштуванні обмінів між 1С і CRM-системою?
Продумати модель бізнес-процесу. Виявити, що виступає першочерговим: 1С або CRM? За прикладом наших робіт, завжди на першому місці CRM-система. У неї надходять дані на замовлення, обробляються і вже готове замовлення надходить в 1С і відправляється на виробництво або на склад.
Призначити відповідальних за кожен етап робіт. Загальний бізнес-процес необхідно поділити на дрібні етапи і визначити відповідальних осіб: хто і на якому етапі за що відповідає.
Призначити керівника/менеджера всього проекту інтеграції, який буде знати все про проект і контролювати виконання. Щоб виконавець оперативно отримував відповіді на питання і уточнення.
Забезпечити пряму комунікацію між підрядниками. При будь-яких інтеграціях важлива пряма комунікація між постачальниками CRM і 1С без участі клієнта. Наприклад, ми завжди запитуємо формат файлу, який вивантажує CRM-система, щоб створити такий же файл з боку 1С. Так програма “зрозуміє”, яке поле і куди підставляти. Це економить час на сам тест і можна оперативно внести коригування в разі потреби.
Довірити завдання досвідченим виконавцям. Останнє, напевно одне з найважливіших умов – у компанії повинен бути досвід в проведенні обмінів між 1С і CRM-системами.
(Матеріали були надані за прикладом впровадження обмінів між сайтом, 1С та CRM-системою OneBox, для текстильної компанії з виробництва дитячого одягу «Евгакідс».)
Обмін між 1С і OneBox
OneBox автоматизує бізнес-процеси і управління ресурсами. Система дозволяє автоматично отримувати замовлення з сайтів і онлайн-майданчиків, контролювати роботу менеджерів, записувати події і “проводки”. Система ставить співробітникам завдання на основі листів, повідомлень, пропущених дзвінків. Контролює виконання стандартів роботи і підказує новачкам, як діяти. Але в ній немає бухгалтерського обліку.
Юридичним особам потрібно подавати регламентовану звітність, баланс, форму №2 та інші документи. OneBox може автоматично формувати і відправляти накладну, рахунок-фактуру, договір, але не податкові звіти, тоді і потрібен обмін з 1С. При такій інтеграції з OneBox вивантажуються дані в 1С, яка розподіляє їх по необхідним формам і звітам для податкових та інших органів звітності. В даному випадку 1С виступає як система формування регламентованої звітності.
Контакти:
IT Artel
+38 044 495 45 37
OneBox
+380 (44) 390-09-85
