Автоматизація CRM потроху заповнює всі сфери бізнесу - вже є можливість впорядкувати складський облік, взаємовідносини з клієнтом і партнером також можна автоматизувати і спростити, продаж прискорюється за допомогою різних інструментів - підказок, автовідповідей. Бухгалтерам також стало простіше, адже CRM-ки допомагають будувати звіти. Але є ще один інструмент, який допоможе як бухгалтерам, так і продажам - це можливість перевести в онлайн роботу з документами. У чому цінність такого рішення, як вести документообіг в CRM OneBox - про це піде мова в статті.
Онлайн документи - чим принципово відрізняються від паперового формату?
Електронний документообіг - це форма ведення документації, коли процес створення і зберігання даних (в т.ч юридичних реквізитів) забезпечується в електронному форматі. По суті це ті ж документи компанії, що і в паперовому форматі, але робота з ним відбувається через екран комп'ютера.
Перевага онлайн документів в тому, що вони будуть дозволяти:
- прискорити обмін і підписання документів між сторонами;
- спростити редагування документації, адже не потрібно відправляти документи на друк після кожної правки;
- більш легко і швидко знаходити потрібний документ - ніяких стелажів під стелю, все розсортовано і розміщено по електронним папкам, потрібний документ можна досить швидко знайти через пошук;
- отримати доступ і працювати з документами, можна де б ви не знаходилися, якщо під рукою є комп'ютер або планшет. На відміну від паперових, онлайн документи не змушують вас бути прив'язаним до робочого місця або возити папки з документацією з собою - це спрощує управління компанією.
Складнощі електронного документообігу:
- можуть виникнути складності з підписанням таких документів;
- бізнес відносно недавно почав масове впровадження електронних документів в свою роботу, тому ще не всі довіряють цим методом.
Робота з документами в OneBox - з чого почати:
- визначити які документи ви використовуєте найчастіше;
- в розділі налаштувань системи - інше - шаблони документів перевірте чи є там всі потрібні вам шаблони. Програма передбачає найбільш поширені шаблони: рахунок, договір, акт виконаних робіт, якщо ж ви не знайшли потрібного, його можна створити в системі. Розділ роботи з шаблоном складається з двох частин:
- редактор - місце, де безпосередньо налаштовується шаблон при його додаванні, якщо потрібно трохи підправити під себе існуючі шаблони - це теж можна зробити в редакторі;
- попередній перегляд, де буде приклад готового документа згідно шаблону;
- додати на потрібному етапі замовлення клієнта, дії, які в майбутньому будуть формувати документи автоматично:
Що ми отримаємо:
1. можливість створювати документи під замовлення:
- вручну через розділ "документи", використовуючи готовий шаблон цей процес займе близько хвилини;
- автоматичною дією бізнес-процесу, при переході в певний етап - дія створить потрібний документ з даними замовлення і прив'яже його до самого замовлення, і до клієнта цього замовлення.
2. відправляти документи по email клієнта дією, при зміні етапу. Все, що для цього буде потрібно менеджеру - натиснути на кнопку потрібного етапу в замовленні.
Як вести документообіг в OneBox
Пошук потрібного документа:
- Всі документи системи знаходяться в одному розділі "документи", перейти в нього можна з меню. Потрібний документ знаходимо в списку вручну, або, коли документів багато, більш хороший і простий спосіб пошуку - через панель фільтрації. Тут можна задати ознаку пошуку: за номером, назвою, напрямком, автором, юр. особою, клієнтом, датою відправлення або отримання документа, доступні і інші показники;
- Документи, які ви зробили для клієнта, будуть прив'язані до його у списку контактів. Якщо клієнт запросив у вас якийсь документ - відкрийте пункт "документи" в його картці, там буде список всіх створених раніше документів цього клієнта;
- Також документи прив'язуються до процесу в якому вони були створені, знайти їх можна на вкладці "документи" потрібного процесу.
Створення та редагування документів
Як і зазначено вище документи можна додати або вручну, або за допомогою дії бізнес процесу:
Інформація, яка буде в документі повністю залежить від його шаблону. По суті сам документ включить в себе: текст, який ви прописали в шаблоні і дані замовлення (клієнта замовлення) які підтягнуть додані в шаблон змінні. Це може бути: сума замовлення, продукти замовлення, юридичні реквізити обраної в налаштуваннях юр. особи і інше. Незалежно від способу створення документа (вручну або дією) всі створені документи можна редагувати (наприклад ви створили документ, а потім клієнт вказав, що йому потрібно не 3, а 5 одиниць товару). Для того щоб внести правки в документ:
- відкрийте його (з картки клієнта, з процесу, або з розділу документів);
- перейдіть на сторінку редагування;
- внесіть правки і клікніть на "зберегти".
Друк і скан-копії документів
Створені в OneBox документи можна:
- відправити на друк (щоб зберегти паперовий формат, або відправити клієнту, або підписати);
- після того як документ підписаний обома сторонами в систему можна прикласти його скан-копію - безкоштовний спосіб зберігання документів, завдяки якому вся документація компанії буде впорядкована.
