Компанія виросла і настає момент, коли успішний керівник замислюється про автоматизацію не тільки продажів і взаємодії з клієнтами, а й процесом управління діяльністю компанії в цілому. На допомогу приходить CRM-система, яка допомагає вирішувати це завдання.
І ось на цьому етапі необхідно усвідомити, які можуть бути помилки і, найголовніше, як їх обійти. Так, в OneBox використовуються інструменти, що допомагають мінімізувати ризик здійснення помилок.
Як уникнути 10 поширених помилок в управлінні проектами:
- Розмита кінцева мета. Необхідно ретельне планування і контроль технічних і людських чинників виконання завдань. Сформулюйте, що ви бачите в результаті, які завдання повинні вирішуватися, яким чином буде здійснюватися комунікація між учасниками процесу.
- Неправильний вибір ведучого менеджера. Жодна, навіть найкраща, система не впорається, якщо невірно обраний керівник проекту. Вона тільки надасть дані, а аналізувати їх буде саме керівник. Некомпетентний фахівець завалить увесь проект, тому помилка в підборі кадрів, за важливістю, стоїть на другому місці.
- Нерозуміння важливості. В першу чергу project-менеджер, визначившись з виконавцями, повинен донести до кожного важливість виконання проекту в цілому і окремих завдань зокрема. Важливо обговорити можливі питання, алгоритм реагування в процесі роботи. В системі OneBox коментарі, написані в спеціальному блоці, виконують роль корпоративного чату.
- Відсутність контролю. Дії кожного виконавця, виконуваність етапів вимагає контролю, інакше робота перетвориться в сюжет байки Крилова. Автоматизована система дозволяє керівнику відстежувати процеси, документообіг, пов'язані платежі.
- Занадто багато проектів. Не можна осягнути неосяжне, тому виконання кількох проектів тільки погіршує продуктивність менеджерів. Керівнику необхідно чітко відстежувати завантаження кожного виконавця і розуміти, скільки завдань співробітник повинен виконати за певний термін. CRM повідомить про хід роботи і необхідності застосування «батога або пряника».
- Поверхневе складання планів. Якщо не хочете зриву проекту, то складайте плани, близькі до реальності і вчасно вносьте зміни. Важливо дотримуватися термінів і намагатися не виходити з бюджету. Відмінний інструмент планування - календар OneBox, що включає в себе календарне розклад і todo-лист - список завдань. Вибудовується сувора черговість по заданих пріоритетів з можливістю коригування.
- Нечіткий розподіл обов'язків. У керівника є дві крайності: контроль кожного кроку співробітників з одного боку і спроба навантажити роботою того, хто і так завалений, з іншого. Щоб не допустити дублювання обов'язків та оцінити ефективність підлеглих, CRM відстежить виконання і повідомить керівника про стан справ.
- Зміна мети по ходу виконання проекту. Ви взялися за замовлення, у вас кипить робота і тут клієнт заявляє, що він вирішив зробити все по-іншому. Тому важливо на самому початку обговорити всі вимоги, домовитися про умови приймання і бажано все підкріпити документами. Але, якщо замовник просить внести зміни, і ви хочете продовжити співпрацю, то варто йти назустріч, обумовивши можливі затримки в термінах виконання і перевищення бюджету.
- Немає проміжних підсумків. На шляху до фіналу - успішної реалізації проекту - трапляються підводні камені. Щоб виконати поставлені завдання вчасно, періодично підводите проміжні підсумки. Система чек-листів дозволяє відстежувати деталі і виявляти неточності і помилки.
- Здача проекту без попереднього випробування. Як би не була ідеально зроблена робота, здавати в останній момент без запасу часу на можливі виправлення не варто. Вашим девізом має бути не «Дурням півроботи не показують», а «План-виконання-випробування-здача-остаточна оплата».
Автоматизуйте не тільки виконання рутинних операцій, але і управління проектами в цілому. Використовуйте всі сучасні методики, задіяні в автоматизованій системі управління OneBox.
