Бізнес любить, коли все вчасно. Не можна забути про зустріч з постачальниками, перенести її на інший час за 5 хвилин до початку, або просто не прийти - всі розуміють, що це загрожує зіпсованою репутацією, відмовою від співпраці і ще рядом інших негативних наслідків. Але так, як за день належить виконати точно не одну справу, і їх список найчастіше досить великий, напевно непогано було б мати додаток, який зможе завжди в потрібний час нагадувати про всі важливі справи, та ще й так, щоб можна було дуже швидко зрозуміти що ж планувалося. Така можливість є у користувачів OneBox, адже програма дозволяє створювати нагадування в будь-якому з процесів, планувати на потрібний час і задавати необхідний текст, щоб можна було швидко згадати що потрібно зробити. Давайте розберемо як це налаштувати і як функція нагадувань працює в CRM.
Як створити нагадування в OneBox
Якщо в календарі з'явилося завдання, яке потрібно обов'язково виконати в певний час, або ж потрібно щоб система нагадала про зустріч або іншу подію, потрібно створити нагадування, для цього:
- відкриваємо потрібну задачу;
- в інтерфейсі процесу є блок "способи комунікації", нам потрібна кнопка цього блоку "створити нагадування":
- тиснемо на неї, відкриється віконце, в якому можна вказувати: дату і час нагадування, текст (причому текст може бути абсолютно будь-який - напишіть, те що дозволить вам швидко згадати суть і мету завдання, і OneBox відобразить нагадування саме з заданим текстом).
- якщо потрібно, щоб система додатково відправила повідомлення на email, натискаємо галочку "відправити лист":
- коли нагадування готове, тиснемо "зберегти", після чого в стрічці коментарів побачимо повідомлення про створене нагадування:
- нагадування з'явиться в центрі комунікацій і буде додане в процес в задану дату і час. Побачивши нагадування ви зможете з ЦК перейти в задачу і приступити до її виконання:
Ми розібралися з тим, як додавати нагадування вручну. Як бачимо в дії спосіб досить простий, і не вимагає багато часу. Але якщо певний тип завдань вимагає, щоб нагадування створювалися з заданим текстом саме при зміні етапу, тоді це можна автоматизувати за допомогою дії бізнес-процесу. Як її налаштувати:
- відкриваємо потрібний нам бізнес-процес, знайти його можна перейшовши в основне меню - налаштування системи - бізнес процеси, відкриється вікно, де через пошук знаходимо бізнес-процес:
- далі переходимо в налаштування дій потрібного нам етапу, через пошук знаходимо дію "Створити нагадування" і перетягуємо його на вкладку праворуч:
- в настройках дії задаємо текст нагадування, хто і коли повинен отримати повідомлення, якщо потрібно продублювати листом включаємо галочку "Відправити на Email":
- дія спрацює приблизно так як і при ручному додаванні, але Тригер для неї буде перехід на етап (тобто вона спрацює для тих процесів, які знаходяться на етапі, де дана дія налаштована).
Який ще функціонал по роботі з повідомленнями є в OneBox?
Ще в OneBox є ряд дій бізнес-процесу, які пов'язані з функцією "нагадати", це:
- дія "Створити нагадування про завершення терміну процесу", в налаштуваннях потрібно вказати за скільки хвилин до дати завершення створювати нагадування. Дія спрацює в процесі, якщо вона знаходиться саме в тому статусі, де дана дія налаштована і створить повідомлення, якщо до дати завершення процесу залишилося менше зазначеного в налаштуваннях часу:
- дія "Перевірити наявність нагадування у відповідального в процесі", при переході на етап перевіряє чи є в процесі нагадування. В налаштуваннях дії можна задати текст помилки, яка спливе, якщо співробітник не поставив собі нагадувань.
- дія бізнес-процесу "Змінити дату" Запланувати "на основі зазначеної дати нагадування", дія спрацює під час переходу на етап і змінить дату планування або виконання згідно з датою останнього нагадування. В налаштуваннях потрібно тільки вказати відносно якої дати OneBox повинен застосувати дію:
Можливі питання, по роботі повідомлень в OneBox:
Чи потрібно додатково платити за повідомлення, або це безкоштовний функціонал?
- Всі описані функції входять в стандартний функціонал системи, підключати додаткові платні програми для того, щоб працювати з нагадуваннями не доведеться;
Чи будуть повідомлення в центрі комунікацій мобільного додатка?
- Та, повідомлення нагадування відображаються в центрі комунікацій мобільного застосування (і для андроїд і для IOS).
Чи може OneBox додатково відправляти нагадування на комп'ютер?
- Якщо в налаштуваннях OneBox для вас включені push повідомлення, і вони дозволені в браузері, то текст з нагадування буде спливати так само як і інші повідомлення OneBox.
Якщо один раз запізнитися на зустріч, перенести підписання угоди або набрати клієнту з затримкою в півгодини, то швидше за все, причину можна буде знайти і пояснити. Але якщо це перетвориться в систему, вам просто перестануть довіряти. Користуйтеся функціоналом нагадувань CRM OneBox, це допоможе вам не забувати про важливі справи, зустрічах переговорах. 100% пунктуальність підвищить довіру партнерів і лояльність клієнтів, що безсумнівно позитивно позначиться на вашому прибутку.
