Підключення поштових акаунтів до onebox

Поштовик - це програма, яка використовується офісним працівником кожен день. Зараз у кожної компанії є свія електронна адреса для зворотного зв'язку. Та й як правило буде не тільки загальний email, але і у кожного співробітника є свія скринька для спілкування з клієнтами, партнерами, постачальниками ... Оскільки email одна з найбільш використовуваних в бізнесі функцій. CRM система OneBox може інтегрувати поштовий сервер, дозволяє писати повідомлення і отримувати відповіді в CRM, а ще інтерфейс і функціонал розділу подій дозволить використовувати OneBox як повноцінний поштовик.

Трохи про технічну сторону питання: як відбувається відправлення повідомлення і яка роль CRM OneBox

В роботі поштових сервісів є два ключових поняття: поштовий сервер і поштовий клієнт. Принципова різниця в тому, що поштовий клієнт може створити лист і відобразити в своєму інтерфейсі, а ось безпосередньо відправити і отримати його не може, поштовий сервер може: створити лист і відправити, отримати відповідь і відобразити його. В інтеграції OneBox c email CRM система виступає саме як поштовий клієнт. У роботі все відбувається так:

• в OneBox користувач створює лист;
• після кліку на "відправити" CRM заходить в налаштування інтеграції (як налаштовувати інтеграцію розглянемо далі більш детально) і підключається до поштового серверу;
• поштовий сервер відправляє лист.

При отриманні відповіді, аналогічно:

• лист приходить на сервер;
• OneBox бачить, що з'явився новий лист;
• імпортує його в систему.

Як відбувається налаштування інтеграції:

- в OneBox market знаходимо додаток "Інтеграція з email"

- тиснемо кнопку "підключити"

- в налаштуваннях програми заповнюємо поля: email, SMTP і IMAP порт і пароль, ставимо галочку "активний", і дату від якої імпортувати листи (якщо не вказана OneBox відразу ж після настройки почне додавати листи з вказаного email за весь час)

- настройка інтеграції наступних email відбувається аналогічно, за винятком, того що додаток вже підключено. Замість кнопки "підключити" буде "настроїти" і відобразиться кількість встановлених інтеграцій, якщо їх підключено декілька

Що є в OneBox для роботи з email

Для роботи з email в CRM OneBox є окремий розділ "Події" - зараз цей розділ може стати повноцінним поштовиком для ваших співробітників і їм більше не доведеться перемикатися між кількома програмами. Як працює розділ:

• в події потрапляють всі вхідні / вихідні листи і відображаються вони тут ланцюжком листування. У подіях відображається - тема, текст листа, кому, коли і від кого воно прийшло чи було відправлено. Доступ до подій налаштовується - це означає, що вибирати хто, чиї події зможе переглядати буде керівник. Ви зможете налаштувати щоб співробітники бачили тільки свої листи, або ж зробити щоб хтось (або всі) бачили листування інших користувачів.
• прямо в розділі подій можна створювати і відправляти листи, написати у відповідь лист або переслати його іншому одержувачу, перетворити лист в задачу - тобто створити новий процес, в якому назвою буде тема листа, а описом його текст.
• для швидкого пошуку є панель фільтрації, це дозволяє оперативно знайти потрібний лист. Фільтрувати можна за періодом, відправником, одержувачем , напрямком (що входить / виходить) і іншими показниками.

Що ще цікавого в роботі з email

1. писати і відправляти листи можна не тільки з подій, а й з проектів, замовлень, завдань, з картки контакту, а з наступного релізу ще й з календаря;
2. для того щоб листи не губилися, в OneBox можна налаштувати щоб співробітник отримував завдання по кожному з листу на свій email, а листи з пошти на яку, наприклад, відправляють замовлення можна відразу ж перетворювати в БП замовлення, звернення з технічного обслуговування - в відповідний БП . Таким чином система відразу сортує листи, сама призначає їм відповідальних, дозволяє не втрачати повідомлення, адже завдання залишається в календарі, а ще забезпечує своєчасне ознайомлення з новими листами - адже співробітник побачить повідомлення про нову завданню і відразу ж прочитає лист.

В результаті інтеграція OneBox з email налаштовується в кілька кроків і дозволяє вам повністю відмовитися від окремого поштовика і перенести всю роботу з листами в систему. А автоматизація забезпечить, щоб співробітники завжди переглядали пошту вчасно і не втрачали листи.