Стратегія бізнесу завжди заснована на необхідності отримати прибуток, адже без цього компанія просто не зможе існувати самостійно. Зараз швидше за все не існує компаній, де фінансовий облік повністю ведеться вручну. Бізнес не буде дозволяти собі "ручний" облік фінансів, адже на нього потрібно багато часу, іноді цілий штат співробітників і при цьому залишається людський фактор і ризик помилок. Навіщо ризикувати якщо є програми, інтеграція яких дозволить зробити взаємини з фінансами простішим і надійними. З нашої точки зору, бізнесу зручніше, коли вся робота знаходиться в одній системі, тому OneBox включає в себе всі основні функції - фінансовий облік не виключення. Що є в OneBox, щоб спростити управління фінансами обговоримо в цій статті.
Взаємозв'язок фінансів з іншими напрямками бізнесу
Фінанси дуже щільно взаємодіють практично з кожною сферою роботи підприємства - отримання оплати може ініціювати відвантаження товару, заробітна плата виплачується з певного фонду, який поповнюється певним відсотком з оплат, що зробив клієнт, сума премії співробітника може залежати від показників ефективності його роботи, сума грошей, на розвиток бізнесу, залежить від маржі - таких прикладів може бути безліч. Фінанси часто розглядаються як двигун (для того щоб почати виробництво потрібні гроші), і як результат - успішна операція завершується отриманням прибутку, яка покриває витрати і може бути вкладена в розвиток. Найпростіший спосіб управління фінансами, коли планування, розподіл, отримання платежів відразу ж розглядаються у взаємодії з іншими сферами бізнесу. Тому в OneBox всі функції працюють взаємодіючи один з одним: створюючи замовлення і додаючи в нього продукти можна автоматично встановити зобов'язання на суму замовлення - система підрахує суму продуктів і відобразить у вкладці фінансів хто скільки винен. Провели платіж від клієнта - він більше нічого нам не винен і система обнулила його зобов'язання, відвантажили товар - ми виконали свої зобов'язання і сума нашого боргу в замовленні автоматично стане рівною 0. В замовленнях постачальнику логіка роботи зобов'язань зворотня - наші зобов'язання обнуляються проведенням вихідного платежу, а постачальника після оприбуткування продуктів замовлення на склад. Відстежити зобов'язання по всіх процесах можна в спеціальному звіті. Далі, коли продаж завершений і гроші отримані на один з гаманців їх можна розподілити по бюджетам в потрібному співвідношенні. У бюджетах ви зможете бачити загальні суми реально отриманих грошей, які у вас є на кожен з напрямків і планувати витрати виходячи з цієї інформації. Планувати отримання коштів в майбутніх періодах дозволяє функціонал очікуваних платежів - створюючи проект продажу ваш співробітник зможе додавати в нього очікувані платежі (один на всю суму відразу, або кілька розбивши на періоди згідно запланованого отримання оплат). Очікуваний платіж в OneBox - це сума, яку ви ще не отримали (вона не проведена на жодному з гаманців як вхідний платіж), але плануєте отримати в майбутньому. Якщо всі співробітники будуть вести очікувані платежі, у керівника завжди буде зразкове розуміння, яку суму він зможе отримати в наступному фінансовому періоді.
Інструменти для ведення фінансів в CRM OneBox
Ми розібралися як працює фінансовий облік OneBox у взаємодії з іншими напрямками бізнесу, Тепер давайте розберемо більш детально, як це налаштовується і які основні функції роботи з фінансами можна виділити.
Процес управління фінансами в OneBox забезпечують:
- можливість створювати гаманці, проводити вхідні / вихідні платежі і, як наслідок, відстежувати, зобов'язання (борги);
- можливість розподіляти фінанси (платежі) за категоріями і фондам;
- можливість управляти прибутком за допомогою функціоналу бюджетів;
- інші корисні функції.
Розглянемо окремо кожну з них:
1. створення гаманців і проведення оплат:
- всі платежі в OneBox проводяться на гаманці. Створювати їх можна необмежену кількість в налаштуваннях системи:
- створюючи гаманець, обов'язково вкажіть його назву, валюту, юридичну особу (якщо в OneBox їх створено кілька), ввімкніть галочку "активний". Також в налаштуваннях можна задати: стартовий баланс, кредитний ліміт, внести іншу інформацію в додаткових полях;
- проводити оплати можна вручну або ж діями бізнес-процесу. Для проведення платежу вручну переходимо на сторінку платежів (де є кнопка "додати платіж"), або ж тиснемо "додати фактичний платіж" в розділі фінансів основного меню:
- після чого опинимося на сторінці додавання платежу, де потрібно вказати: гаманець (рахунок), суму платежу, тип (вхідний або вихідний), клієнта і прив'язати процес в якому повинна бути проведена ця оплата. Також можна задати категорію платежу, вказаты коментар до нього:
Проводити платежі можна і автоматичними діями, при зміні етапу в бізнес-процесі. Для цього на потрібний етап додайте дію "Провести платіж":
За допомогою автоматизації БП можна також створювати очікувані платежі, за це відповідають дії "Сформувати очікуваний платіж" і "Сформувати очікуваний платіж на підставі додаткових полів процесу".
2. Категорії і фонди фінансів
Якщо у вас є необхідність розподілити оплати за категоріями, або є статті витрат (заробітна плата, виплати за лікарняним, мотивація і навчання співробітників ...) на які потрібно накопичувати кошти з кожної оплати - це можна налаштувати в OneBox за допомогою функціоналу категорій і фондів. Для роботи потрібно створити категорії в налаштуваннях системи:
Яка різниця між категорією і фондом: якщо при проведенні платежу ви вказуєте категорію - то сума зараховується незалежно від того категорія це або фонд, якщо ж категорія не вказана, то тоді система перевіряє чи є фонди у яких вказана сума або відсоток для зарахування - якщо є , тоді гроші зараховуються в цей фонд згідно з його налаштувань.
3. Бюджети
Для роботи з бюджетами вам потрібно створити їх в системі. Для цього переходимо на сторінку бюджетів з розділу "фінанси" у головному меню і додаємо всі необхідні бюджети:
Функціонал бюджетів дозволяє:
- розподіляти всі отримані кошти по бюджетам за допомогою автоматичної дії "Зарахувати відсоток від платежів до бюджету". Дія зараховує або списує потрібний відсоток від усіх оплат за обраними гаманцями. Налаштування в ньому ви прописуєте один раз, а далі воно спрацьовує автоматично розподіляючи кожну оплату за потрібне бюджетам:
- ще ви зможете автоматизувати свої витрати за допомогою бюджетів: налаштуйте зарахування до бюджетів по виконаним завданням співробітників і в будь-який момент зможете відстежити скільки оплачено/потрібно оплатити заробітної плати, за які процеси і кому зараховувалися оплати.
Є й інші корисні функції, які дозволять вам спростити роботу з фінансами. Наприклад, OneBox вміє автоматично відстежувати суми отриманих оплат за всіма гаманцями юр. особи, і якщо сума перевищила заданий в налаштуваннях ліміт - повідомить бухгалтера про це. Є безліч звітів, які дозволять отримати інформацію за кілька хвилин просто задавши фільтра за датою, бізнес-процесу або відповідальним. Фінансова статистика роботи з контрагентом (співробітником, клієнтом, постачальників, партнером) завжди буде під рукою, адже її можна вивести в списку контактів - там є спеціальний блок, в якому виведена інформація про суму платежів і зобов'язань. У OneBox, як і в бізнесі, функція фінансів пов'язана з кожною функцією, де вона може бути застосована.
