Як автоматизувати бізнес процеси

Як працює ваше підприємство? Як ви думаєте, чи можна структурувати його роботу і автоматизувати кожен з процесів? Ми впевнені, що це не тільки можливо але і потрібно робити, і в цій статті поговоримо про те чому це необхідно, як правильно побудувати бізнес-процеси компанії і з чого почати. А також що дозволятиме автоматизація OneBox в роботі з бізнес-процесами.

Що це таке і як робота підприємства може бути перекладена на бізнес-процеси

Бізнес-процес - це система взаємопов'язаних дій, для досягнення якоїсь мети. Можна сказати, що бізнес-процес це механізм роботи компанії, описаний у вигляді структурної схеми. Суть його полягає в розподілі глобального процесу на невеликі операції. Погодьтеся, що будь-який процес можна розбити на дрібні завдання, а це означає що кожна компанія, зможе структурувати свою роботу у вигляді бізнес-процесу, не має значення це виробництво, сфера харчування, туризму, агентство нерухомості або юридична фірма.

Навіщо це потрібно:

• по-перше невеликі завдання завжди більш зрозумілі і прості для вирішення;
• по-друге з'являється розуміння з чого починати і що потрібно зробити для того щоб отримати результат;
• по-третє розбивши процес на ланцюжок невеликих операцій з'являється можливість розподілити відповідальних і ресурси.

Що ще важливо - це дозволяє більше зрозуміти і вникнути в систему роботи, разобратся що і як взаємопов'язане, яка послідовність процесів і так далі. Якщо ви зможете розділити свій бізнес, на процеси, які в ньому відбуваються, тоді з'явиться можливість зрозуміти з чого складається кінцевий результат роботи ваших: клієнтів, конкурентів, партнерів, постачальників, розуміння цього неодмінно дозволить підвищити якість роботи.

Роль CRM систем в налаштуванні і роботі бізнес-процесів

По суті працюючи за допомогою бізнес-процесів, ваша компанія буде виконувати ті ж дії, що і раніше, але тепер вони будуть структуровані і зрозумілі виконавцям. Навіщо може стане в нагоді автоматизація CRM систем і з чого ми б радили почати роботу розберемо на прикладі OneBox:

• у вас є структурна схема процесу - висловіть її у вигляді бізнес процесу в OneBox:

Схема на листочках може загубитися, для того щоб внести правки найімовірніше доведеться її переробляти заново, побудований бізнес-процес в OneBox можна міняти і редагувати в будь-який час. Блоки тут - це окремі етапи, а стрілки між ними - зв'язки етапів. Запускаючи процес співробітник буде працювати за чітко заданою схемою, якщо, наприклад БП "Продаж" обов'язково має на увазі виставлення рахунку, то співробітник не зможе з етапу "Перший дзвінок" перевести в "Продано" минаючи в схемі виставлення рахунку, адже ви налаштуєте щоб кнопка "продано "з'явилася тільки в кінці.

• запускайте роботу співробітників з процесами по налаштованим БП, як і вже описано вище. Перевага такого рішення в тому, що співробітник працює за заданою схемою, йому не потрібно щоразу придумувати щось нове, система підставляє етапи один за одним в тій послідовності, яку ви задали в налаштуванні бізнес-процесу;
• а далі найсмачніше перевага, безпосередньо автоматизація ручних дій на етапах БП, в OneBox це можливо, і на даний момент реалізовано більше 500 дій, їх кількість постійно збільшується).

Що ж можуть ці дії:

• відправляти листи або форми клієнту;
• створювати підзадачі (якщо наприклад на якомусь з етапів, потрібно залучити до вирішення іншого співробітника);
• формувати зобов'язання на замовлення (записувати скільки клієнт або постачальник винен вам, скільки ви йому - суми обнуляються при проведенні платежу або відвантаження товару);
• змінювати відповідального або додавати в спостерігачі іншого співробітника;
• формувати документи і відправляти їх клієнту;
• резервувати, оприбуткувати продукти на склад, виробляти продукти з комплектуючих ... і ще багато-багато іншого.

Логика работы автоматизация следующая: вы создаете схему с этапами (бизнес-процесс) и добавляете нужные действия на каждый из них (это нужно сделать один раз). Далее ваши сотрудники работая в бизнес-процессе, нажимают кнопки нужного этапа, и таким образом, запускают все настроенные на нем действия. Например кликом на одну клавишу можно запустить:

• создание ожидаемого платежа;
• резерв продуктов на складе;
• подзадачу на кладовщика, о том что нужно готовить заказ;
• и другие действия, которые могут быть настроены на этом этапе. 

Будь-яка операція підприємства може бути перекладена на бізнес-процес - це допоможе систематизувати роботу і спростити управління процесами, а зробити можна і вручну. Мета ж і завдання CRM - не тільки в тому щоб забрати на себе по максимуму ручну роботу, але і допомогти вам дійсно використовувати принцип бізнес-процесів в роботі, зробити так, щоб бізнес-процес був не тільки на папері і використовувався раз на рік при плануванні, а допомагав співробітникам щодня. Спробуйте перебудувати діяльність в бізнес-процеси, міняйте і налаштовуйте їх гнучко під себе в процесі роботи, залучайте для цього CRM OneBox - і все обов'язково вийде!