При покупці CRM клієнт очікує в максимально короткий період отримати робоче рішення, яке можна застосовувати в роботі. Бюджет вкладений, і чекати рішення рік бізнес не зможе. Але, ті хто вже стикався з впровадженням CRM напевно погодяться, що не завжди була можливість отримати готове рішення за місяць-два.
Давайте візьмемо середній період в 50 днів, і на прикладі CRM OneBox розберемо, як же налаштувати і впровадити CRM систему на підприємство так, щоб це було не тільки швидко, але і ефективно, а також розберемо які є помилки при впровадженні та чому іноді процес затягується на місяці.
Що таке CRM OneBox
CRM система OneBox - це програмний продукт, за допомогою якого можлива автоматизація вашого бізнесу. В системі є функціонал складського обліку, фінансів, ведення клієнтів і бази продуктів, інтеграція з сайтом і обробка замовлень, автоматичні дії, інтеграції з більш ніж 100 сервісами і багато іншого. Але для того щоб не заплутувати користувача в безлічі налаштувань, які по його специфіці бізнесу можуть бути і не потрібні - інтерфейс системи налаштовується. І кожен клієнт зможе вибирати які вкладки меню потрібні, яким має бути інтерфейс процесу: які поля виводити і як вони повинні бути розміщені на сторінці, які функції вивести в панель масових змін продуктів і контактів, які поля відображати в шапці списку контактів, продуктів, процесів . Тому працювати з системою, коли вона налаштована буде легко і зручно - але для налаштування потрібно трохи часу і зусиль.
.png)
Коли починається впровадження CRM в компанію
Насправді впровадження CRM в роботу підприємства починається вже під час підбору системи, для того щоб зусилля не були марними, а ще щоб не розтягувати термін впровадження в майбутньому, ще під час вибору CRM визначте як ви плануєте застосувати систему на підприємстві, які основні завдання вона повинна вирішити. Це дозволить:
- скоротити період підбору, так як ви відразу відкинете варіанти, які можуть бути здаватися більш вигідними, але в підсумку не вирішать вашу проблему і зможете вибрати найбільш економічно обгрунтовану пропозицію серед решти;
- заощадите час на впровадження, адже вже будете приблизно розуміти як вирішується ваша задача в обраній програмі, а також по суті у вас вже буде готове технічне завдання.
Что нужно для эффективного и быстрого внедрения CRM в систему
Рассмотри на примере CRM OneBox как быстро и эффективно внедрить систему в работу компании. Мы бы рекомендовали внедрять систему вместе со специалистом по внедрению.
Для чего нужен специалист? Це людина, у якої вже є досвід праці з системою, вона допоможе з налаштуванням і навчанням співробітників, а так вже добре знайома з функціоналом системи, налаштування з її допомогою займе менше часу і ви швидше зможете отримати готову робочу CRM налаштовану під ваші потреби.
Далі, ми радимо скласти технічне завдання (документ щодо впровадження), де будуть вказані всі основні завдання, які повинна вирішити CRM, як ви бачите їх реалізацію, як це повинно працювати в системі і що для вас принципово важливо - таким чином ви фіксуєте зобов'язання, даєте завдання фахівця на період впровадження.
У фахівця буде точне, комплексне розуміння що маємо отримати в результаті, він перекладе це на функціонал системи, підкаже з чого почати, як краще розподілити і реалізувати процеси. Також фахівцю важливо розуміти які функції ви плануєте використовувати, і як вони пов'язані між собою. Це дозволить зробити все швидко і правильно з першого разу.
Починайте працювати в системі вже під час впровадження, співробітників також переводите в CRM відразу. Почати роботу в системі буде зручніше з простих процесів: почніть ставити один одному завдання, спілкуватися через систему, працювати з картками. Таким чином співробітники зможуть швидше звикнути до роботи, коли впровадження вже буде завершено і їм доведеться виконувати важливіші завдання в CRM, а також ваші співробітники зможуть паралельно тестувати і пропонувати свої ідеї по налаштуванню програми. Це хороший спосіб залучити колег в процес впровадження CRM, який їм допоможе швидше з усім розібратися, а вам уберегти себе від можливого опір при спробі змінити систему роботи. Якою б зручною не була система, але перехід на нові правила роботи від звичних може бути складним і спричинить за собою невдоволення.
Начинайте настройку с простых процессов, приберіть пункти меню і вкладки, які поки не потрібні. Функціонал CRM OneBox багатий і реалізований у вигляді налаштувань - це дозволяє кожному отримати функціональне рішення відразу ж після покупки (без безлічі доробок) і налаштувати систему під себе. Але коли ви зайдете в систему вперше, вам спочатку може здатися, що там мільйон незрозумілих галочок и кнопочок. Не намагайтеся працювати відразу з усіма - це буде вас заплутувати, і через час буде здаватися що вже немає сил на налаштування, а система так і не працює. Навпаки відключіть все непотрібне і відштовхуйтеся від самого простого, від того з чого б хотілося почати. Наприклад підключіть інтеграцію з сайтом і завантажте продукти. Почніть спілкуватися з співробітниками в системі - таким чином ви почнете звикати до нових способів роботи, будете бачити результат своїх старань. А потім потроху включайте нові функції, розбирайтеся з більш складними процесами, коли ви вже розумієте логіку роботи системи буде набагато простіше.
Беріть активну участь в процесі впровадження
Навіть якщо ви скористаєтеся нашою порадою і впроваджувати систему будете з нашим фахівцем, радимо вам брати активну участь у впровадженні. Ви добре знаєте специфіку свого бізнесу, а фахівець добре знає систему - з'єднавши це, ви гарантовано отримаєте хороший результат. Якщо співробітник буде чітко діяти по ТЗ, не враховуючи ваших побажань, він зможе налаштувати систему виходячи зі свого досвіду і власного розуміння як все повинно працювати. Але в якихось моментах можливі два варіанти реалізації, і уточнивши у вас співробітник налаштує саме так, як вам це буде зручно, а десь потрібно отримати дані, які зможуть надати тільки вам (например для интеграции стороннего сервиса могут потребоваться ключи, которые выдают только вам как клиенту, и специалист не сможет их получить), та й розбиратися по ходу вам буде простіше адже знайомство з системою ви почнете з нуля, розуміючи як все налаштовується і працює, зможете щось змінити в майбутньому, якщо це буде потрібно, робити налаштування самостійно. Розбираючись походу - ви відразу ж будете розуміти загальну картину того, що виходить і зможете відредагувати на впровадження по ходу.
Задавайте питання фахівцеві
Під час впровадження сміливо задавайте фахівця всі питання які виникаюсь - таким чином "зрозуміти" систему буде простіше. Навіть якщо питання вам здається елементарним, не бійтеся уточнити його у фахівця - він дасть повну і розгорнуту відповідь, розуміючи це ви зможете швидше піти далі і розбиратися з більш складними функціями.
Помилки, які можуть затягнути впровадження
До основних помилок, які завадять впровадження можна віднести:
- впровадження CRM без розуміння основної мети - якщо у вас не буде чітких вимог і цілей впровадження CRM є ризик, що витратите багато часу на налаштування тих процесів, які не потрібні, або ж почнете не з того, і потім доведеться все робити заново (наприклад завантажте базу продуктів через exel, а потім виявиться що продукти потрібно було завантажити з сайту);
- штрафи співробітників, якщо вони не хочуть працювати в системі або допускають багато помилок. Спочатку впровадження вашим співробітникам може бути складним, адже вони вже звикли працювати за старими методами - працювати по-старому їм простіше і зручніше. Необхідність впровадження повинна йти від керівника, але якщо ви почнете штрафувати співробітників - це тільки відштовхне їх від використання системи, адже вони будуть бояться зробити щось не так. Навпаки, запитаєте в чому складність і допоможіть з нею розібратись, заохочуйте співробітників, які більш активно працюють в системі і допомагають розібратися іншим - це допоможе вам згуртувати команду і спростить процес впровадження;
- небажання вислухати спеціаліста - іноді фахівець може запропонувати рішення, яке на перший погляд здасться вам провальним, вислухайте до кінця. Можливо воно дозволить отримати набагато більш ефективний результат в рамках роботи системи, ніж те як ви бачили це спочатку. Якщо це рішення вам все таки не підійде - ви завжди зможете відмовитися і настояти на тому, щоб реалізація була такою як зазначено в ТЗ. А можливо розуміючи його пропозицію обговоріть і знайдете корисне і цікаве рішення.
Ми розібрали основні моменти впровадження СRM, які змогли виділити грунтуючись на власному досвіді. Сподіваємося, що це допоможе вам підібрати найбільш простий і правильний спосіб швидкого і ефективного впровадження CRM системи на підприємство.
