Як зробити роботу співробітників легше і ефективніше? Є один досить простий і результативний інструмент - вміння висловлювати роботу (кожна дія або мета) у вигляді завдань, далі вже виражені завдання можна легко планувати за важливістю і розподіляти за часом - впровадження такого методу принесе більше ясності в роботу співробітників, зробить її простіше, а CRM система OneBox з вбудованим календарем завдань спростить співробітникам процес управління їх процесами. Давайте розберемо більш детально, які є фішки для планування процесів в CRM + ERP OneBox.
Календар завдань - основний інструмент планування процесів
Весь робочий процес складається із завдань - дія, яка не займає багато часу, а його виконання несе якусь цінність. Планувальник завдань може бути різним, але одним з найбільш популярних і зручних способів по праву вважається календар. Справа в тому, що в календарі найпростіше розподілити свої завдання по робочих днях і визначити на конкретний час - я думаю, що на цьому не варто зупинятися, адже бізнес досить щільно працює з календарем - у когоcь це Google календар, у когось записна книжка з календарем, хтось використовує календар в CRM.
Управління процесами в календарі CRM + ERP OneBox
CRM OneBox має на увазі календар основною робочою областю користувача, за основу ми взяли звичний всім календар, далі зробили можливість робити огляд процесів в 3 способи: за день, тиждень місяць, а щоб програма відповідала вимогам СRM додали в календар автоматизацію:
- виводити можна як всі завдання, так і тільки в певних типах бізнес-процесів - яких саме ви визначаєте самі;
Уявімо що у вас є великий проект - один, два, три, або компанія працює на ринку, де вся робота складається з проектів та їх багато. Кожен проект займає певний період часу (не запланований на якийсь певний день), в рішенні задіяні відразу кілька співробітників, ну і навпаки у одного співробітника можуть бути свої завдання відразу по декількох проектах. Щоб не заплутувати співробітників, і допомогти їм з плануванням процесів, в OneBox ви зможете не відображати в календарях сам проект (в нього можна буде перейти через меню), але відображати кожному співробітнику саме його завдання по кожному з проектів. Він зможе розподілити їх по днях і часу, а керівник в будь-який момент зможе побачити навантаження кожного і в залежності від цього визначити на кого призначити нові завдання.
- є можливість задати пріоритет завданням, і тоді ті у яких пріоритет вище будуть відображатися першими, з більш низьким пріоритетом нижче, і відповідно з найменшим пріоритетом залишаться внизу - встановлювати пріоритет ви зможете як вручну, так і автоматично, діями бізнес-процесу;
- всі виконані завдання, автоматично потрапляють вниз (під активні) і залишаються на тій даті, коли їх закрили, а не закриті сьогодні система сама зможе переносити на завтра, щоб ви їх не втратили;
- щоб простіше було орієнтуватися в календарі етапи бізнес-процесу можна зробити кольоровими, тоді кожен етап буде виділено і візуально досить легко користувач буде знаходити потрібну задачу в загальному списку.
Наприклад, щоб продаж відбувся, співробітник повинен швидко реагувати на завдання, коли клієнт написав вам відповідь - налаштуйте авто перехід етапу по отриманому листу, виділіть цей етап кольором і співробітники завжди побачать такі завдання і зможуть їх виконати швидше за інших.
- прискорити вашу роботу дозволять піктограми дзвоника та листf на кожноve завданні в календарі - завдяки їм можна зв'язатися з клієнтом завдання не відкриваючи його;
- також сервіс дозволяє змінити етап або пріоритет завдання в інтерфейсі календаря.
Інші можливості з планування процесів в OneBox
У OneBox є й інші способи відображення, які можна використовувати при плануванні своєї роботи. Timeline - один з них. Його принцип на перший погляд схожий на календар - завдання розподілені по днях і часу, але на часі тут більше зроблений акцент, адже тимчасові проміжки виділені дуже чітко. Інтервал відображення (годину або 30 хвилин) - ви зможете задати самі. Такий спосіб відображення підійде компаніям, де завдання повинні бути визначені на точний час - наприклад школам для планування занять.
Ще один спосіб відображення, який підходить для планування глобальних проектів і завдань в них це діаграма Ганта. Тут на горизонтальній шкалі відображений період виконання проектів, такий спосіб дозволяє спланувати коли, який проект запускати, хто буде відповідальним і т.д
Планувати завдання важливий момент роботи - як особисто кожного співробітника, так і для керівника відділу. Адже якщо людина буде отримувати всі завдання скопом, чи не розподіляючи їх по робочому часу великий ризик того, що з часом якісь завдання будуть губитися, Керівнику потрібно розуміти навантаження кожного виконавця, щоб правильно розподілити процеси. Зараз CRM OneBox включає в себе кілька способів відображення процесів, які сприяють тому, щоб процес планування у вашій компанії став більш простим, а роботи співробітників ефективніше.
