Контроль виконання завдань crm-OneBox

Важливо щоб співробітники могли самі приймати рішення про те яка робота більш пріоритетна, а які завдання можна трохи відкласти. Тоді вони будуть розуміти свою роль і відповідальність за те що роблять, а також "самостійний" співробітник завжди працює більш ефективно, адже йому не потрібно відволікати колег або керівництво для того щоб уточнити коли і як виконувати той чи інший процес. Але іноді він може щось пропустити або порахувати не найважливішим якесь завдання через нестачу інформації. Такому співробітникові точно не сподобається якщо кожне його завдання контролюватимуть. CRM система OneBox дозволяє вести ненав'язливе управління навантаженням співробітників, створити умови коли людина буде розуміти що і коли потрібно виконати. А контролювати виконання завдань керівник зможе не перепитуючи по кілька разів у співробітника чи виконав він завдання або на коли планує її рішення.

Контроль виконання завдань в CRM + ERP OneBox

В системі OneBox є кілька інструментів, які дозволяють контролювати виконання завдань співробітниками компанії, але основа всього - це постановка завдань і робота з календарем.

У кожного співробітника є свій календар де по днях, пріоритетам, часу розподілені завдання. Співробітник приходить на роботу, відкриває календар і відразу ж бачить що і в якій послідовності йому потрібно зробити сьогодні. Оновлювати інформацію система буде в режимі реального часу - тобто кожна нова задача з'являється в календарі відразу ж після її створення. Як керівнику проконтролювати все зробив співробітник йдучи додому і чи вирішені завдання під час?

Перший спосіб, це відкрити календар і вручну подивитися чи залишилися невиконані завдання, подивитися інформацію в закритих - чи дійсно вони виконані, або ж колега просто клікнув на кнопку "закрити". При цьому немає необхідності затримувати людину на роботі, з'ясовувати ситуацію по кожній задачі, адже з усією інформацією можна ознайомитись в системі.

Але якщо компанія або ваш відділ досить великий, тоді перевіряти вручну календарі співробітників кожен день буде важко - для цього в OneBox є дії бізнес-процесу, які дозволяють автоматизувати цей процес. Розглянемо кілька прикладів: 

• ваш бізнес передбачає важливі завдання, виконання яких необхідно перевірити відразу ж після того як вони виконані - налаштуйте на кінцевих етапах таких завдань автоматичне створення завдань на керівника підприємства, і тоді програма буде створювати завдання з текстом, наприклад "Перевірити рішення задачі" відразу ж по факту її виконання.
• є завдання, які ніяк не можна прострочити у виконанні, так як це, наприклад, може привести до того, що підприємство зазнає збитків або новий клієнт зробить негативний відгук і відмовиться від подальшої співпраці, в OneBox на потрібному етапі можна налаштувати дію, в якій ви задаєте термін етапу і його автоматичний перехід на інший, якщо за потрібний час завдання не вирішене. Тоді, в разі прострочення виконання завдання, OneBox автоматично перемкне завдання на потрібний етап, при необхідності ще й повідомить про це керівника, створить на нього завдання, або ж змінить відповідального на іншого.

А що ще:

якщо керівник бачить, що співробітник не справляється зі своїми обов'язками, за допомогою OneBox він зможе з'ясувати причину, переглянувши його календар. Ніяких безпідставних звинувачень та конфліктів. Адже причин чому співробітник не виконує свою роботу вчасно може бути досить багато: тільки повернувся з відпустки і накопичилося багато завдань або ж просто в якийсь період отримав більшу кількість завдань і чисто фізично не може виконати їх за один день, або ж завдань не так багато, але вони об'ємні і на рішення пішло багато часу, або ж співробітника багато відволікали по дрібним питань через що він забув зробити важливий дзвінок, або ж робочий день він витратив на рішення не робочих питань. В системі керівник зможе відстежити точну причину, потім дізнатися яка версія у співробітника і предметно обговорити що йому заважає працювати більш ефективно. При цьому в системі керівник бачитиме реальну проблему, співробітник не зможе його обдурити, а він не буде без підстав звинувачувати співробітника в тому, що той працює погано.

В результате CRM OneBox помогает контролировать работу подчиненных таким образом, чтобы они даже не знали об этом.  Это позволяет сотрудникам чувствовать себя более свободными и самостоятельными, а значит относится к работе ответственно, а  руководителю всегда быть начеку и понимать как работает его бизнес, кто и сколько работы в действительно выполняет каждый день.