CRM система OneBox може інтегруватися з вашої корпоративною поштою, і тоді всі листи, які отримують співробітники на робочу електронну скриньку потраплять в події OneBox, є можливість трансформувати їх в замовлення або процес - таким чином не одне повідомлення від клієнта не буде пропущено або втрачено, а підключення інтеграції забере у вас всього декілька хвилин.
Трохи технічної інформації про інтеграцію
CRM система OneBox інтегрується з поштовим сервером через протоколи SMTP та IMAP, так як ці протоколи використовують практично всі поштові сервери, інтеграція CRM OneBox можлива майже з будь-яким поштовим сервером. Давайте розберемо більш детально що все це означає.
SMTP і IMAP - це протоколи імпорту / експорту листів, вони використовуються для того щоб ваш лист було відправити / отримати користувачем. Тобишь це сполучна ланка двох поштовиків, яке безпосередньо відповідає за те щоб лист пішло з однієї електронної адреси та потрапило на інший.
Також в роботі пошти є два таких поняття як поштовий сервер і поштовий клієнт, різниця в тому, що поштовий сервер безпосередньо відправляє лист, а поштовий клієнт дозволяє його створити, може відобразити в своєму інтерфейсі, але самостійно відправити не зможе. До слова, при інтеграції OneBox з будь-яким поштовиком CRM виступає як поштовий клієнт. У роботі це відбувається так: співробітник заходить в OneBox і пише текст листа, після кліка на кнопку "зберегти" CRM підключається до поштового сервера вашої пошти яка вказана в картці співробітника (це може бути Gmail, Rambler ...) і з її допомогою і від її імені робить відправку листа. Коли лист прийде до одержувача, він побачить його текст, і поштовий email співробітника. Відповідь також спочатку приходить на поштовий сервер, а далі CRM OneBox підключається до нього і забирає цей лист до себе в події.
Як налаштувати інтеграцію OneBox з поштовим сервісом
Для того щоб інтегрувати OneBox і ваш поштовий сервіс:
- підключаємо додаток "Email" в OneBox market;
- в налаштуваннях програми заповнюємо всі зазначені поля (вказати потрібно буде email, SMTP і IMAP порт і пароль).
- включаємо галочку "активний";
- в налаштуванні вибираємо дату починаючи від якої імпортувати листи (якщо не вказана, імпортуватися будуть всі листи).
Як працює інтеграція і навіщо вона потрібна
Зараз напевно будь-який бізнес - не важливо новий він або працює на ринку давно працює з email. Основні потреби, це - робити рекламні розсилки, обговорювати деталі замовлення, отримувати нові заявки, відгук, зворотний зв'язок, від клієнтів. Останнім часом дедалі частіше зустрічається, коли компанія використовує корпоративну пошту, ключова її відмінність від звичайної це безпосередньо електронна адресу. Вона, як правило, буде такого формату: name@companyname.com. Перевага такої пошти в тому, що вона дозволяє ідентифікувати компанію, якщо співробітник напише новому клієнтові - листу з такої адреси більше довірятимуть, клієнт зможе знайти інформацію, огляд вашої компанії, буде якась база, розуміння що йому пропонують, якщо лист напишуть існуючим клієнтам, це також допоможе вас ідентифікувати, клієнт швидше зрозуміє який проект йому пропонують і найімовірніше напише якусь відповідь.
Налаштувавши інтеграцію з CRM системою OneBox робота співробітників з корпоративною поштою спроститься таким чином:
- клієнту можна буде написати з OneBox безпосередньо з його замовлення, не потрібно переходити в поштовик і шукати переписку або email клієнта - система підтягне його автоматично при кліці на кнопку "написати email" в інтерфейсі процесу;
- листи можна надсилати в один клік по заданими шаблонами: для того щоб співробітники не витрачали багато часу кожен день набираючи вручну однотипні листи про те, що замовлення прийняте або відвантажено ви зможете налаштувати шаблони листів на потрібних етапах, менеджеру достатньо буде натиснути кнопку переходу на етап і лист відправиться на email клієнта процесу автоматично, а вся інформація, що цікавить його про продукти, ціни та інше буде додана в лист за допомогою змінних.
- історія листувань, всі вхідні/вихідні листи потрапляють в розділ "події" системи, цей розділ може замінити повністю ваш поштовик, адже листи тут також саме відображаються ланцюжком листування, прямо з "подій" можна зробити дзвінок або написати лист, а для зручного і швидкого пошуку є панель фільтрації за напрямком, датою, електронною адресою та іншими параметрами.
А ще працюючи з корпоративною поштою в OneBox, ви зможете використовувати автоматизацію CRM в роботі з листами. Можна наприклад, зробити щоб в замовленні змінився етап, якщо прийшов лист від клієнта, або ж налаштувати щоб всі листи з корпоративної пошти перетворювалися в завдання і з'являлися в календарі співробітників - тоді точно не одне повідомлення не буде втрачено.
В результаті інтеграція OneBox з корпоративною поштою прискорить процедуру відправлення листа, заощадить час, дозволить не втрачати листи і в цілому зробить спілкування з клієнтом більш простим і ефективним.
