Одна з основних форм розвитку компанії - це масштабування торгових точок, коли ваш бізнес перетворюється з одного магазину в торгову мережу. Але разом з появою торгової мережі з'являться нові питання і завдання, адже швидше за все:
- компанія збільшить штат;
- магазини будуть розділені територіально.
Виникне необхідність все це об'єднати і централізувати. Щоб управління не вимагало для себе окремий штат нових співробітників, спробуйте залучити до своєї роботи CRM:
- система вимагає "навчання" під вас всього один раз;
- вона не втомлюється і зможе допомагати вам 24/7. Про те які саме модулі CRM OneBox зможуть дозволяти мережі магазинів працювати більш ефективно піде мова в цій статті.
Об'єднуємо всі магазини в одне ціле
Основна проблема мережевих магазинів - звести документацію, фінансовий облік та спілкування співробітників в одне ціле. У термінології менеджменту така інтеграція забезпечується найбільш ефективною, централізованою моделлю управління - коли торговельна мережа має єдиний центр управління. Якщо цим центром стає будь-яка онлайн система відразу ж зникає частина питань завдяки тому, що працюючи в єдиній автоматизованій системі, не важливо в якому магазині знаходиться співробітник він зможе:
- побачити наявність товарів в кожній з точок, на складах;
- зарезервувати товар на складі під своє замовлення (і всі зможуть побачити цей резерв);
- задати питання будь-якому із співробітників особисто або всім відразу в загальному чаті;
- вести документи і звіти, до яких буде доступ у бухгалтерів, директорів і в цілому у всіх інших співробітників яким потрібні такі дані.
Таким чином CRM стає свого роду центром взаємодії кожної з точок мережі. Давайте розберемо описані можливості більш детально.
Єдиний складський облік
Продажі торгової мережі однозначно зростуть, якщо всі співробітники будуть вести загальний складський облік. Чому це так важливо:
Якщо у вас один магазин, то у співробітників буде можливість відстежити наявність товарів: скільки було, скільки продано протягом дня і що є в наявності на момент, коли клієнт увійшов в магазин. А ось якщо є 5 магазинів по місту, ще й сайт, тоді швидко відповісти клієнту який з продуктів ви зможете відвантажити в короткі терміни складніше, а не отримавши таку інформацію він зрозуміє, що товару у вас немає і піде (хоча можливо потрібний продукт і є , просто менеджера не знають де його знайти). Як в цьому допоможе OneBox:
- додайте в систему свої склади, а також кожен магазин створіть як склад.
- оприбутковують товари на склади (в системі додавайте товар на той же склад / магазин на якому він зараз є в наявності).
- якщо до працівника прийшов клієнт, і потрібного товару зараз немає в його магазині, він зможе подивитися наявність в інших магазинах і на складах.
Відразу ж побачить, де товар ще вільний, а де вже зарезервовано і зможе оперативно прийняти рішення:
- або запропонувати клієнту звернеться в найближчий магазин;
- або запропонувати замовити доставку зі складу для цього клієнта;
- або ж запропонує альтернативний товар, який можливо є у нього в магазині.
При цьому де б не перебував товар (в іншому магазині, на складі), він зможе зафіксувати замовлення клієнта в системі і зарезервувати потрібний товар під нього, щоб співробітники з інших точок не продали цей же товар іншому покупцеві:
Таким чином ваші співробітники не просто володіють завжди актуальною інформацією про наявність, а й можуть забезпечити дані клієнту зобов'язання.
Загальне місце взаємодії співробітників
Загальна робота і легкість в спілкуванні між колегами важливо як для компанії в цілому, так і для кожного її співробітника. Якщо співробітники знайомі один з одним і можуть поспілкуватися на різні теми, це допомагає в роботі:
- по-перше приємно бути частинкою команди, коли ти розумієш свою значимість і розумієш, що можеш розраховувати на допомогу, якщо виникне якась складність в роботі;
- по-друге спілкуючись співробітники можуть допомагати один одному розібратися в якихось деталях, дати добру пораду може той, хто працює на такій же посаді.
CRM система OneBox дозволить співробітникам, які знаходяться в різних точках міста (або навіть країни) спілкуватися один з одним як в рамках якогось робочого питання, так і обговорювати інші загальні для всіх питання. Для цього є:
1. Чат:
- загальний чат, повідомлення в якому бачать всі співробітники компанії;
- можливість створювати особистий чат для обговорення конкретного питання, повідомлення такого чату побачать тільки його учасники.
2. Блок коментарів для спілкування всередині завдань / замовлень
Усередині процесів (завдань / замовлень / проектів) можна задати питання іншим співробітникам, якщо є уточнення або потрібна якась допомога. Перейшовши в процес співробітник, якому поставили запитання побачить інформацію на замовлення, а також коментарі, які були раніше і зможе відповісти вам. Все листування збережеться в стрічці коментарів цього замовлення. Таким чином співробітники можуть обговорити будь-яке робоче питання всередині системи, кожен співробітник, який причетний до обговорення зможе побачити коментарі та відповісти на них не покидай своє робоче місце.
Звіти та документообіг
Ще одне питання, яке, на наш погляд, важливt для будь-якої торгової мережі - це документообіг і звіти. не зовсім зручно буде вручну возити документи і звіти щодня в головний офіс, потім бухгалтеру це все доведеться аналізувати і збирати вручну. Що може CRM OneBox:
- кожен документ можна сформувати з прив'язкою до замовлення і клієнта цього замовлення. Налаштувавши один раз шаблон і дії авто формування документа у співробітника продажів додавання документа з даними на замовлення займе кілька хвилин. Скан підписаних документів також можна прикласти в замовлення. Всі співробітники, яким може знадобитися доступ до цих документів (бухгалтери, керівники ...) зможуть їх відкрити і працювати з ними відразу ж після додавання документа в систему;
- дані про продажі, які проведені в системі відразу ж потраплять в звіти і, також будуть доступні відразу ж всім співробітникам у яких є до них доступ.
При цьому:
- тим, хто забезпечує продаж - потрібно угоду провести як замовлення в системі у вже налаштованому шаблоном (БП для замовлення ви зможете налаштувати самі з максимально зручним і швидким алгоритмом для співробітника). Такий співробітник відповідатиме виключно за продажу, йому не потрібно думати про те, що в кінці робочого дня потрібно написати звіт і відвести його в офіс;
- ті, хто працює з результатами замовлення (займається документами, звітами) будуть бачити інформацію в системі в режимі реального часу по всіх магазинах і відразу ж, не чекаючи звітів про роботу від співробітників зможуть працювати з даними, а якщо є питання - задати їх можна також в системі.
Які звіти допоможуть в роботі:
- Баланс клієнтів і дебіторка, де можна побачити суму оплати та заборгованості в розрізі кожного клієнта:
- Оплати бізнес-процесів і клієнтів, де показані процеси за якими були оплати, суми проведених оплат. У звіті можна подивитися як дані по всім замовленнями за потрібний період, так і по кожному менеджеру окремо:
- Звіт про платежі бізнес-процеси по фондам, де будуть руху коштів за категоріями відповідно до платежів в замовленнях:
- Також крім стандартних звітів, в системі є конструктор, де ви зможете створити звіт вибравши з запропонованих блоків і фільтрів, ті що вам необхідні. Наприклад, в конструкторі можна зібрати "Баланс", звіт з інформацією про суму процесів, маржі і зобов'язання по клієнтам і інші.
Ми описали найбільш часто використовувані з нашої точки зору, важливі модулі CRM які допомагають керувати мережею магазинів, насправді це не всі корисні функції. Це і email розсилки, інтеграція з ip телефонією щоб спростити спілкування всередині компанії, і ще багато іншого.
