Чому корисно складати ТЗ
Користь технічного завдання дуже проста - вона полягає в економії найцінніших ресурсів компанії: часу і грошей. На перший погляд здається, що складання технічного завдання відтягує період запуску робіт і тільки затягує час, але в довгостроковій перспективі ви зрозумієте, що це не так. Технічне завдання дозволить: точно побачити які процеси схожі або взаємопов'язані, тому їх можна зробити разом, що в якій послідовності робити щоб не було простою. Крім того, чітке розуміння того який результат потрібен, дозволить зосередиться тільки на тих процесах і функціях системи, які вам дійсно потрібні - все це заощадить багато часу в процесі впровадження.
Як ТЗ економить ваші гроші в процесі впровадження:
- по-перше розуміння точної мети вбереже вас від доробок, які в підсумку будуть непридатні;
- по-друге знаючи результат ви зможете зосередиться на налаштуванні тільки потрібних завдань, ніж заощадите час впровадження і не доведеться переплачувати за оплату послуг по впровадженню;
- по-третє заощадивши час на впровадженні ви швидше почнете застосовувати систему, а значить швидше зможете заробляти більше з її допомогою.
Що варто включити в ТЗ
Ми рекомендуємо включити в технічне завдання всі основні напрямки, які ви так чи інакше плануєте автоматизувати. Давайте основні з них розберемо більш детально:
1. Інтеграція з телефонією
В чому користь: можливість здійснювати дзвінки в один клік, зберігання звукозапису розмови.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- яку телефонію використовували раніше, або які є переваги по функціоналу телефонії.
2. Інтеграція з e-mail
В чому користь: можливість вести переписку по email безпосередньо з CRM, отримувати вхідні листи і писати відповіді. Переписка відбувається з прив'язкою до процесу, клієнта для зручності пошуку інформації в майбутньому.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- поштовий сервіс (gmail, ukr.net, своя пошта);
- кількість поштових скриньок, які потрібно підключити;
- необхідно зробити підключення повністю, або ж підключити частину поштовиків і розповісти як це налаштовується в системі.
3. Інтеграція з сайтом
В чому користь: автоматичне отримання замовлень, синхронізація продуктів.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи є у вас сайт, чи потрібна інтеграція з ним;
- на якій платформі ваш сайт;
- які дані потрібно передавати: замовлення, контакти, продукти ...
- модель інтеграції (яка система повинна бути головною) - наприклад, усі товари додаються в OneBox, CRM передає їх на сайт, а замовлення з сайту потрапляють в CRM.
4. Інтеграція зі службами доставки
В чому користь: можливість створювати автоматично накладні доставки, відслідковувати статуси посилок
Що потрібно вказати в ТЗ:
- які сервіси ви використовуєте, чи є побажання по їх роботі в системі.
5. Інтеграція з платіжними системами
В чому користь: реалізація онлайн оплати через кабінет клієнта, можливість відправляти посилання на оплату з замовлення, отримання виписок.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи планується інтеграція з платіжною системою.
6. Інтеграція з SMS сервісом
В чому користь: можливість відправляти sms клієнтам з процесів або картки контакту в CRM.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи потрібна інтеграція;
- чи є конкретний сервіс з яким ви б хотіли інтегруватися або ще підбираєте його.
7. Завантаження бази клієнтів, бази товарів
В чому користь: є у вас є база продуктів або клієнтів її можна завантажити в CRM для подальшої роботи.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи потрібно робити завантаження продуктів, залишків або контактів;
- чи є у клієнта побажання по зовнішньому вигляду картку або продукту (які поля повинні в ній бути).
8. Налаштування шаблонів документів
В чому користь: можливість формувати документи за шаблоном в кілька кліків і відправляти їх клієнтам;
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи потрібно налаштовувати шаблони;
- які шаблони потрібні.
9. Кабінет клієнта на базі OneBox
В чому користь: в системі є вбудований кабінет клієнта, куди ваші клієнти зможуть зайти не займаючи ліцензію і побачити: список своїх замовлень, оплат, документів. Також зможуть переглянути продукти, оформити замовлення ...
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи плануєте ви налаштовувати кабінет клієнта;
- що б ви хотіли вивести для своїх клієнтів в ЛК: список замовлень, баланс, замовлення товару, можливість оформити заявку на підтримку ...
10. Звіти
В чому користь: можливість проаналізувати результати роботи, кількість і суму оплат, замовлень, на що було витрачено робочий час ...
Що потрібно вказати в ТЗ:
- які звіти потрібні;
- приклад їх зовнішнього вигляду.
11. Бізнес-процеси
В чому користь: дозволяє систематизувати роботу, автоматизувати рутинні процеси продажів, складського обліку, документообігу ...
Що потрібно вказати в ТЗ:
- вид діяльності;
- описати процеси (що за чим відбувається, що робить співробітник на кожному їх етапів процесу ...)
12. Інформація про компанію
В чому користь: це допоможе фахівця краще зрозуміти, якого роду процеси будуть у клієнта на підприємстві, яким чином їх правильно автоматизувати, для яких конкретно цілей була придбана CRM. Розуміючи ваші цілі наш співробітник зможе дати рекомендації виходячи зі свого досвіду, ви зможете з ними погодиться / не погодиться, або обговорити і "підправити" його пропозицію. У будь-якому випадку розуміння вашої компанії допоможе фахівця прискорити процес впровадження.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- род деятельности;
- какие надежды возлагаются на систему.
13. Робота зі складом і постачальниками
В чому користь: можливість автоматизувати облік складських залишків і формування замовлень постачальникам, формування цін та багато іншого.
Що потрібно вказати в ТЗ:
- чи є база товарів і залишків;
- як відбувається робота з базою:
a) робота з постачальниками без наявності складів (дропшіппінг)
b) є власні склади і потрібно вести облік оприбуткування, списання товарів;
c) продаж послуг;
d) змішаний тип - це може бути робота з постачальниками і складами, робота зі складами і надання послуг ...
14. Аналітика
В чому користь: можливість аналізувати ключові показники ефективності (KPI), результативність джерел ...
Що потрібно вказати в ТЗ:
- какие данные и показатели вы хотели бы видеть в системе исходя из специфики своей работы.
15. Интеграция с 1C
Что нужно указать в ТЗ:
- для чего нужна интеграция, какие данные передавать;
- какая у вас версия и конфигурация;
- тип интеграции - будет зависит от задач, которые нужно реализовать, наличия разработчика со стороны клиента и версии программы.
Технічне завдання є свого роду орієнтиром в процесі впровадження CRM, який дозволить робити те, що принесе вам задуманий спочатку результат. Радимо не ігнорувати цей етап настройки системи, витрачений час обов'язково компенсується в процесі.
