Результати співробітників і задоволеність від роботи в компанії багато в чому залежить від правильної організації взаємодії співробітників і відділів. Коли кожен розуміє свою роль, як його робота впливає на спільну справу, який процес постраждає від його невірних дій і як вплинути на результат - це приносить ясність і простоту в роботу. Управління таким ланцюжком варто почати з її побудови - описати структуру вашої компанії.
Навіщо потрібна структура
Структура - це той інструмент, який і керівнику, і підлеглим як на долоні покаже всю компанію, як відбувається взаємини відділів, як і за рахунок чого виконується кожен процес, хто на кого впливає і як завдяки цьому реалізується стратегія компанії.
Як створити правильну структуру
Залежно від того, чи є ви існуючої компанією або ж тільки відкриваєте свій бізнес, процес побудови структури буде трохи відрізняться:
Для нового бізнесу:
- визначте які відділи у вас будуть;
- визначте зони відповідальності кожного і, відповідно їм пропишіть хто кому підпорядковується;
- опишіть це в вигляді графіка.
Графічний спосіб найбільш простий в сприйнятті структури і дозволить бачити зв'язки і взаємодії ваших відділів швидше за все.
Для існуючого бізнесу:
- напишіть які відділи у вас є і які посади всередині кожного відділу;
- який відділ кому підпорядковується;
- проаналізуйте чи оптимально або є необхідність частково перебудувати взаємодії відділів.
Для цього задайте собі питання:
- яку роль виконує відділ, чи достатньо людей всередині кожного відділу;
- чи дійсно кожна з ролей допомагає своєму відділу в досягненні мети;
- опишіть це в вигляді структурної схеми.
Така концепція дозволить побачити і зрозуміти роботу підприємства у вигляді єдиного механізму: чи всі гайки на своєму місці, якої не вистачає. А якщо щось ламається або дає збої занадто часто - то чому, чого не вистачає в проблемному місці. Наприклад, якщо у вас відділ збуту, і при великому надходженні заявок часто продаж так і не відбувається, можливо колл-центр встигає обдзвонити значно більшу кількість лідів, ніж менеджера які забезпечують продаж. Через тривалі зв'язку після обробки - губляться клієнти. Подивіться кількість співробітників в цих відділах, можливо є сенс подумати над тим, щоб частина співробітників перевести з контакт центру в продажу.
Чи потрібна для цього CRM
Впровадження організаційної структури можливо, як за допомогою системи управління контактами, так і без неї. Ми наведемо приклади 2-х способів роботи, визначте для себе, який вам ближче.
Без автоматизації:
- структура може бути промальована на спеціальному стенді (плакаті);
- даний стенд необхідно розмістити в загальнодоступному місці вашого офісу, щоб співробітники могли в будь-який момент бачити ці дані і відстежувати зміни, які можуть вплинути на них;
- при зміні структури: додавання / скорочення відділу, набір співробітників на якусь роль або звільнення доведеться правити і перемальовувати всю структуру цілком.
Структура всередині системи (на прикладі OneBox):
- буде побудована у вигляді графіка автоматично, на основі доданих ролей (додаючи роль ви вказуєте її назву і якій ролі вона підпорядковується);
- структура доступна для співробітників в системі, вона виділена окремим пунктом меню, тому знайти її буде легко;
- при додаванні нової ролі вам необхідно створити її в системі, і прописати в картці співробітників - роль і співробітники будуть додані в структуру відразу ж, в те місце (до того відділу) якому вони підпорядковуються;
- при наборі нових співробітників, для додавання їх в структуру, вам потрібно прописати посаду на яку він прийнятий в картці. Аналогічно при звільненні, щоб співробітник більше не відображався у вашій структурі вам досить видалити його посаду з картки;
- якщо співробітник працює на кількох посадах - пропишіть їх все в його картці, і він відобразиться в структурі кілька разів.
Чи є користь програмного забезпечення OneBox
Роботу зі структурою OneBox хотілося б описати з точки зору двох аспектів:
- безпосередньо відображення співробітників у вигляді графіка: на основі чого виводиться і яку інформацію показує;
- автоматизація, яку можна використовувати завдяки побудові структури.
Висновок структури в графічному вигляді:
Як уже згадувалося вище для побудови і внесення правок в структуру, вам необхідно буде: створити ролі і прописувати / прибирати їх в картках співробітників. Вносити додаткові правки і перекроювати вручну всю структуру не доведеться - система це зробить сама і покаже вам готовий результат.
Автоматизація за рахунок прописування посад і рівнів підпорядкування:
- в OneBox ви зможете налаштувати і виводити для співробітників KPI за результатами роботи. Це дозволить співробітникам бачити власні результати, самому приймати рішення і думати над тим як їх поліпшити, адже мало хто захоче бути в відстаючих;
- додавати всіх співробітників певної ролі в спостерігачі за процесом. Наприклад, якщо у вас будівельне бюро, під час вступу нового замовлення ви зможете описати замовлення (докласти фото) і натисканням на кнопку етапу додати всіх дизайнерів. Всі ознайомлюються із замовленням, і той, хто готовий взяти замовлення пише повідомлення про це. Ви приймаєте рішення кому передати проект.
- дозволити перемикати етап, тільки співробітникам певної ролі - наприклад, при роботі з замовленням, зробіть, щоб на етап "Оплачено" міг перейти тільки бухгалтер. Тоді менеджера не зможуть закрити замовлення, поки плата не отримана.
- також є інші безліч інших автоматизацій по взаємодії ролей завдяки яким завдання управління і організації процесів компанією спроститься.
У кожної компанії є своя структура, формалізація її дозволить керівництву і співробітникам краще зрозуміти як побудована робота зсередини, на основі чого і навіщо взаємодіють відділи. Це дозволяє бачити свою роль і значимість, що мотивує співробітників працювати ефективніше.
