Ну собственно всё, что я сейчас могу вам порекомендовать - это организовывать это всё через заказ, где создавать услуги товарами, у которых во вкладке "Поставщики" прописывать поставщиков.
Далее добавлять их в заказ, и могу предложить сделать действие отправки письма по указанному шаблону по продуктам процесса, которое будет отправлять продукты соответствующим поставщикам (будет доступен массив продуктов, который можно вывести таблицей) - разработка такого действия займёт 5 часов.
Ну а дальше уже вы сказали что всё будете делать вручную.
Смотрите, я вижу что вам нужно с нуля автоматизировать бизнес-процесс полностью - для этого есть интеграторы (бизнес-консультанты). Я рекомендую вам по необходимости воспользоваться их услугами
https://crm-onebox.com/ru/integrators/