Подключение почтовых аккаунтов к onebox

Почтовик - это  программа, которая используется офисным сотрудником каждый день. Сейчас у каждой компании есть свой электронный адрес для обратной связи. Да и как правило будет не только общий email, но и у каждого сотрудника есть свой ящик для общения с клиентами, партнерами, поставщиками... Поскольку email одна из наиболее используемых в бизнесе функций. CRM система OneBox  может интегрировать почтовый сервер, позволяет писать сообщения и получать ответы в CRM, а еще интерфейс и функционал раздела событий позволит использовать OneBox как полноценный почтовик. 

Немного о технической стороне вопроса: как происходит отправка сообщения и какая роль CRM OneBox

В работе почтовых сервисов есть два ключевых понятия: почтовый сервер и почтовый клиент. Принципиальная разница в том, что почтовый клиент может создать письмо и отобразить в своем интерфейсе, а вот непосредственно отправить и получить его не может,почтовый сервер может: создать письмо и отправить, получить ответ и отобразить его. В интеграции OneBox c email CRM система выступает именно как почтовый клиент. В работе все происходит так: 

• в OneBox пользователь создает письмо;
• после клика на “отправить” CRM заходит в настройки интеграции (как настраивать интеграцию рассмотрим далее более детально) и подключается к почтовому серверу; 
• почтовый сервер отправляет письмо. 

При получении ответа, аналогично: 

• письмо приходит на сервер;
• OneBox видит, что появилось новое письмо;
• импортирует его в систему. 

Как происходит настройка интеграции:

- в  OneBox market находим приложение “Интеграция с email”

- жмем кнопку “подключить”

-  в настройках приложения заполняем поля: email, SMTP и IMAP порт и пароль, ставим галочку “активный”, и дату от которой импортировать письма (если не указана OneBox сразу же после настройки начнет добавлять письма с указанного email за все время)

- настройка  интеграции следующих email происходит аналогично, за исключением, того что приложение уже подключено. Вместо кнопки “подключить” будет “настроить” и отобразится количество установленных интеграций, если их подключено несколько

Что есть в OneBox для работы с email

Для работы с email в CRM OneBox есть отдельный раздел “События” - сейчас этот раздел может стать полноценным почтовиком для ваших сотрудников и им больше не придется переключаться между несколькими программами. Как работает раздел: 

• в события попадают все входящие/исходящие письма и отображаются они здесь цепочкой переписки. В событиях отображается - тема, текст письма, кому, когда и от кого оно пришло или было отправлено. Доступ к событиям настраивается - это означает, что выбирать кто, чьи события сможет просматривать будет руководитель. Вы сможете настроить чтобы сотрудники видели только свои письма, или же сделать чтобы кто-то  (или все) видели переписки других пользователей.  
• прямо в разделе событий можно создавать и отправлять письма, написать ответное письмо или переслать его другому получателю, превратить письмо в задачу - то есть создать новый процесс, в котором названием будет тема письма, а описанием его текст.
• для быстрого поиска есть панель фильтрации, это позволяет оперативно найти нужное письмо. Фильтровать можно по периоду, отправителю, получателю, направлению (входящее/исходящее) и другим показателям. 

Что еще интересного в работе с email

1. писать и отправлять письма можно не только с событий, но и с проектов, заказов, задач, с карточки контакта, а со следующего релиза еще и с календаря;
2. для того чтобы письма не терялись, в OneBox можно настроить чтобы сотрудник получал задачу по каждому письму на свой email, а письма с почты на которую, к примеру, отправляют заказы можно сразу же превращать в БП заказа, обращения по техническому обслуживанию -  в соответствующий БП. Таким образом система сразу сортирует письма, сама назначает им ответственных, позволяет не терять сообщения, ведь задача остается в календаре, а еще обеспечивает своевременное ознакомление с новыми письмами - ведь сотрудник увидит уведомление о новой задаче и сразу же прочитает письмо. 

В результате интеграция OneBox с email настраивается в несколько шагов и позволяет вам полностью отказаться от отдельного почтовика и перенести всю работу с письмами в систему. А автоматизация обеспечит, чтобы сотрудники всегда просматривали почту во время и не теряли письма.