Ну если бы мы понимани в полной мере зачем и куда вам нужно фиксировать затраченное время и т.д. - возможно мы бы предложили вам конкретное решение.
А так как ваш запрос выглядит как потребность разработки бизнес-процесса, который должен как-то работать, при этом фиксировать в какой-то момент затраченное время и что-то с ним дальше делать - это всё нужно конкретизировать и тратить время на обсуждения, разработки ТЗ и настройки - для этого существуют интеграторы.
Возможно кто-то ещё в данной теме вам подскажет готовое решение настройки вашего бизнес-процесса, но это дело случая..
Могут, если вы сформируете минимальное ТЗ, которое будет состоять из конкретного требования - к примеру "нам в действии нужна настройка ААА, чтобы вот здесь вместо такой логики была такая".
Но в данном случае я вижу только предположительный результат, а не описание всего объема необходимого функционала.
Вот собственно интеграторы для того и нужны - они вместе с вами разбираются что вам нужно в полной мере, формируют ТЗ, оценивают и занимаются реализацией через разработчиков. У них это называется "Внедрение".
Разработчик по желанию так же может выступить интегратором
https://crm-onebox.com/ru/integrators/