Самые яркие событие в жизни, как правило, происходит случайно: незапланированная встреча с друзьями, неожиданное путешествие по горящей путевке, случайная встреча со знакомыми которых давно не видели создают крутые эмоции и хорошие воспоминания. Но бизнес не сможет работать импульсивно, в бизнесе очень важен вопрос планирования и тайм менеджмент. Давайте разберем почему это важно и как можно планировать свой рабочий день в календаре CRM OneBox.
Планирование в бизнесе - почему без него никак
Почему бизнес любит, когда все идет по плану? Во первых каждая компания рано или поздно приходит к необходимости ставить цели: как внутренние, так и внешние. Это позволяет, определять вектор развития, сделать развитие управляемым. Так вот планирование - это хороший, основной и самый эффективный инструмент достижения целей предприятия. Дело в том, что поставить цели мало, далее важно понимать какие есть инструменты, для ее достижения, проанализировать перспективы роста и правильно расставить приоритеты - это и есть основа планирования. Далее учитывая ресурсы стоит разделить основную цель на мелкие задачи, распределить их по времени и можно двигаться вперед. Учет достижения целей, процесс постановки новых происходит непрерывно и является основной успешной деятельности компании.
Для чего еще важно планирование: ни один бизнес не работает отдаленно от внешнего мира, он всегда связан с поставщиками, клиентами партнерами. Так вот каждому из участников этой цепочки важно понимать роль и план развития друг друга. Поставщику важно понимать какой объем материалов потенциально вы можете у них закупать: сейчас, через месяц,год; Партнерам структуру вашей работы, чем вы можете быть полезны друг другу сейчас и в перспективе, клиенту какую продукцию и в каком объеме предложите ему. Причем для того, чтобы продать желаемый объем продукции через пол года, “подготовить” рынок нужно уже сейчас.
Организовать процесс планирования правильно и удобно не просто, как именно это сделать каждая компания определяет для себя сама, но есть общее принципы - это необходимость где-то фиксировать планы и задачи, распределять их по времени и ответственным, автоматизация этого процесса тоже не будет лишней.
Чем поможет в планировании CRM OneBox
CRM OneBox - программа для автоматизации бизнеса, функция планирования реализована здесь в виде календаря. Календарь в CRM OneBox - одна из ключевых функций, это своего рода встроенное приложение, которое позволит вам ставить задачи по дням недели и времени, распределять нагрузку для себя и сотрудников, видеть сколько запланированных задач, как продвигается их решение, распределять кому и на когда стоит назначить решение задачи и многое другое.
В календаре OneBox можно создавать, смотреть задачи, менять приоритет, дату планирования, ответственного и многое другое. Отображать процессы на экране система может за один день, одну неделю или месяц.
Также есть возможность отображать задачи всех бизнес-процессов, а можно в настройках задать группы БП, которые в календаре отображаться не должны. Например, сотрудник должен видеть в календаре текущие, кратковременные задачи,которые запланированы на конкретный день и приводят его к достижению глобальной цели. А вот проект, где описана сама цель, для достижения которого нужно много времени, да и так как он все равно разбивается на подзадачи возможно в календаре не нужен.
Для того, чтобы более детально разобраться как работать с календарем в CRM OneBox давайте разберем это на примере: как сотрудник сможет планироваь свою работу в календаре OneBox. Первое, что хотелось бы отметить, это то что у каждого сотрудника будет его личный отдельный календарь.
Менеджер в своем календаре сможет создавать и распределять задачи по дням согласно своей нагрузке, для того чтобы задача появилась в календаре, добавить ее можно в несколько способов:
- через кнопку “создать следующий процесс/подпроцесс” в интерфейсе проекта, задачи, заказа;
- непосредственно в календаре, кнопкой “запустить процесс”, которая отображается в виде “+”;
- назначать задачу можно не только на текущий день но и на будущее (на неделю, месяц, год вперед), планировать можно не только дату но и конкретное время выполнения задачи.
В календаре будут отображаться все задачи, в которых он указан ответственным: как те, где он автор, так и те, которые ему поставили другие сотрудники.
При создании задачи указывается ее приоритет, в календаре задачи с приоритетом A будут в самом верху, с приоритетом B ниже, и так далее.
Когда человек придет на работу, он увидит в календаре задачи которые уже запланированы на на текущий день, неделю, месяц… Если ему предложат взяться за новый проект, или кто-то попросит сделать что-то вне очереди, он всегда сможет открыть календарь оценить свою нагрузку, увидеть какие есть срочные задачи на сегодня и таким образом будет понимать свою загруженность и сможет быстро и точно ответить когда будет выполнена та или иная задача.
Если будет необходимость редактировать большое количество задач - перенести их на другой день, сменить ответственного или добавить комментарий, это можно сделать. Для этого необходимо кликнуть на кнопку “выделять процессы”, далее отметить те, которые нужно редактировать и внести в них правки через панель массовых изменений.
По умолчанию, задачи в календаре отображаются по дате планирования (дата, на которую запланировано ее решение), но также можно настроить чтобы процессы отображались по дате “Выполнить до” или по дате старта процесса
Выполненные процессы автоматически опускаются вниз списка текущего дня и остаются на том дне, когда они были закрыты - поэтому отвлекать сотрудника они не будут. А все не выполненные процессы система автоматически перенесет на следующий день (в начало или конец списка) - это вы сможете задать сами в настройках карточки пользователя.
В результате используя календарь OneBox сотрудник, уже в понедельник, будет понимать как пройдет эта рабочая неделя, сможет планировать задачи, распределять нагрузку по дням - это делает ресурс вашего времени и времени сотрудников легко управляемым и позволяет контролировать достижение целей.
