Одна из основных форм развития компании - это масштабирование торговых точек, когда ваш бизнес превращается с одного магазина в торговую сеть. Но вместе с появлением торговой сети появятся новые вопросы и задачи, ведь скорее всего:
- компания увеличит штат;
- магазины будут разделены территориально.
Возникнет необходимость все это объединить и централизовать. Чтобы управление не потребовало для себя отдельный штат новых сотрудников, попробуйте привлечь к своей работе CRM:
- система требует “обучения” под вас всего один раз;
- она не устает и сможет помогать вам 24/7. О том какие именно модули CRM OneBox смогут позволять сети магазинов работать более эффективно пойдет речь в этой статье.
Объединяем все магазины в одно целое
Основная проблема сетевых магазинов - свести документацию, финансовый учет да и общение сотрудников в одно целое. В терминологии менеджмента такая интеграция обеспечивается наиболее эффективной, централизованной моделью управления - когда торговая сеть имеет единый центр управления. Если этим центром становится любая онлайн система сразу же исчезает часть вопросов благодаря тому, что работая в единой автоматизированной системе, не важно в каком магазине находится сотрудник он сможет:
- увидеть наличие товаров в каждой из точек, на складах;
- зарезервировать товар на складе под свой заказ (и все смогут увидеть этот резерв);
- задать вопрос любому из сотрудников лично или всем сразу в общем чате;
- вести документы и отчеты, к которым будет доступ у бухгалтеров, директоров и в целом у всех других сотрудников которым нужны такие данные.
Таким образом CRM становится своего рода центром взаимодействия каждой из точек сети. Давайте разберем описанные возможности более детально.
Единый складской учет
Продажа торговой сети однозначно вырастет, если все сотрудники будут вести общий складской учет. Почему это так важно:
Если у вас один магазин, то у сотрудников будет возможность отследить наличие товаров: сколько было, сколько продано в течении дня и что есть в наличии на момент, когда клиент вошел в магазин. А вот если есть 5 магазинов по городу, еще и сайт, тогда быстро ответить клиенту какой из продуктов вы сможете отгрузить в короткие сроки сложнее, а не получив такую информацию он поймет, что товара у вас нету и уйдет (хотя возможно нужный продукт и есть, просто менеджера не знают где его найти). Как в этом поможет OneBox:
- добавьте в систему свои склады, а также каждый магазин создайте как склад.
- оприходуйте товары на склады (в системе добавляйте товар на тот же склад/магазин на котором он сейчас есть в наличии).
- если к сотруднику пришел клиент, и нужного товара сейчас нету в его магазине, он сможет посмотреть наличие в других магазинах и на складах.
Сразу же увидит, где товар еще свободный, а где уже зарезервирован и сможет оперативно принять решение:
- или предложить клиенту обратится в ближайший магазин;
- или предложить заказать доставку со склада для этого клиента;
- или же предложит альтернативный товар, который возможно есть у него в магазине.
При этом где бы не находился товар (в другом магазине, на складе), он сможет зафиксировать заказ клиента в системе и зарезервировать нужный товар под него, чтобы сотрудники с других точек не продали этот же товар другому покупателю:
Таким образом ваши сотрудники не просто владеют всегда актуальной информацией о наличии, но и могут обеспечить данные клиенту обязательства.
Общее место взаимодействия сотрудников
Сплоченная работа и легкость в общении между колегами важна как для компании в целом, так и для каждого ее сотрудника. Если сотрудники знакомы друг с другом и могут пообщаться на разные темы,это помогает в работе:
- во первых приятно быть частичкой команды, когда ты понимаешь свою значимость и понимаешь, что можешь рассчитывать на помощь, если возникнет какая-то сложность в работе;
- во вторых общаясь сотрудники могут помогать друг другу разобраться в каких-то деталях, дать хороший совет может тот, кто работает на такой же должности.
CRM система OneBox позволит сотрудникам, которые находятся в разных точках города (или даже страны) общаться друг с другом как в рамках какого-то рабочего вопроса, так и обсуждать другие общие для всех вопросы. Для этого есть:
1. Чат:
- общий чат, сообщения в котором видят все сотрудники компании;
- возможность создавать личный чат для обсуждения конкретного вопроса, сообщения такого чата увидят только его участники.
2. Блок комментариев для общения внутри задач/заказов
Внутри процессов (задача/заказов/проектов) можно задать вопрос другим сотрудникам, если есть уточнение или нужна какая-то помощь. Перейдя в процесс сотрудник, которому задали вопрос увидит информацию по заказу, а также комментарии, которые были ранее и сможет ответить вам. Вся переписка сохранится в ленте комментариев этого заказа. Таким образом сотрудники могут обсудить любой рабочий вопрос внутри системы, каждый сотрудник, который причастен к обсуждению сможет увидеть комментарии и ответить на них не покидай свое рабочее место.
Отчёты и документооборот
Еще один вопрос, который, с нашей точки зрения, важен для любой торговой сети - это документооборот и отчеты. не совсем удобно будет вручную возить документы и отчеты каждый день в главный офис, потом бухгалтеру это все придется анализировать и собирать вручную. Что может CRM OneBox:
- каждый документ можно сформировать с привязкой к заказу и клиенту этого заказа. Настроив один раз шаблон и действия авто формирования документа у сотрудника продаж добавление документа с данными по заказу займет несколько минут. Скан подписанных документов также можно приложить в заказ. Все сотрудники, которым может потребоваться доступ к этим документам (бухгалтера, руководители…) смогут их открыть и работать с ними сразу же после добавления документа в систему;
- данные о продажах, которые проведены в системе сразу же попадут в отчеты и, также будут доступны сразу же всем сотрудникам у которых есть к ним доступ.
При этом:
- тем, кто обеспечивает продажу достаточно каждую сделку провести как заказа в системе по уже настроенному шаблону (БП для заказа вы сможете настроить сами с максимально удобным и быстрым алгоритмом для сотрудника). Такой сотрудник будет отвечать исключительно за продажи, ему не нужно думать о том, что в конце рабочего дня нужно написать отчет и отвести его в офис;
- те, кто работает с результатами заказа (занимается документами, отчетами) будут видеть информацию в системе в режиме реального времени по всем магазинам и сразу же, не дожидаясь отчетов о работе от сотрудников смогут работать с данными, а если есть вопросы - задать их можно также в системе.
Какие отчеты помогут в работе:
- Баланс клиентов и дебеторка, где можно увидеть сумму оплат и задолженности в разрезе каждого клиента:
- Оплаты бизнес-процессов и клиентов, где показаны процессы по которым были оплаты, сумму проведенных оплат. В отчете можно посмотреть как данные по все заказам за нужный период, так и по каждому менеджеру отдельно:
- Отчет о платежах бизнес-процессах по фондам, где будут движения средств по категориям согласно платежей в заказах:
- Также помимо стандартных отчетов, в системе есть конструктор, где вы сможете создать отчет выбрав с предложенных блоков и фильтров, те что вам необходимы. Например, в конструкторе можно собрать “Баланс”, отчет с информацией о сумме процессов, марже и обязательствах по клиентам и другие.
Мы описали наиболее часто используемые и, с нашей точки зрения, важные модули CRM которые помогают управлять сетью магазинов, на самом деле это не все полезные функции. Это и email рассылки, интеграция с ip телефонией чтобы упростить общение внутри компании, и еще многое другое.
