Каждый человек так или иначе планирует свое время, а кто отвечает за планирование рабочего временем внутри компании? Кто поможет сотруднику правильно распределить свои процессы, чтобы рабочее время было по максимуму эффективно потрачено. И как руководителю узнать чем занимаются его сотрудники? Можно посмотреть кто сколько звонил в ЛК вашей телефонии, посмотреть отправлялись ли письма клиентам - но ведь это долго и неудобно. Мы научили OneBox следить за рабочим временем и выводить сводную информацию о том, сколько сотрудник работал в системе, сколько времени потрачено на звонки, письма или работу с процессами. Функция уже готова и будет доступна в следующем релизе, а как она работает и в чем польза как для сотрудников, так и для руководителей разберем в статье.
Как управлять рабочим временем в OneBox
В следующем релизе появится сразу несколько функций/отчетов цель которых помочь с анализом рабочего времени, также обновлены отчеты которые уже были в системе и все они объединены в один отдел “Общие данные по рабочей активности” для удобства поиска и работы.
“Общие данные по рабочей активности” - стартовая страница функции управления рабочим временем состоит из 4-х графиков и выводит комплексные данные рабочей активности всех сотрудников компании за текущий день. Интересно кто работает больше всех, а кто часто отвлекается, и поэтому его рабочая активность самая низкая? Это теперь можно увидеть в указанном отчете, там появилось два графика - они проверяют кто сколько процессов/звонков сделал сегодня и показывают самого активного и неактивного сотрудника. Чтобы не возникло споров, что информация не верная график покажет также количество полезных действий, по этим сотрудникам. Некий “+” к мотивации сотрудников, ведь скорее всего никто не захочет быть последним. Вместе с этой информацией на странице отчета будет еще два графика. Первый подсчитывает сколько за сегодня: закрыто задач, совершено звонков, отправлено писем. Информация в отчете все время обновляется, поэтому у руководителя всегда под рукой актуальная информация об активности компании, а сотрудники увидев данные смогут их сравнить со своими показателями. Второй отобразит статистику о количестве задач,писем и звонков по часам. Это позволит отследить когда “пик активности”, и увидеть в какое время выполнено меньше всего работы. Зная это вы сможете принять решение о распределении рабочего времени: возможно вам стоит пересмотреть график работы сотрудников, чтобы нагрузка распределялась равномерно по рабочему дню, или если есть “горячее время”, то построить график так, чтобы в этот период работали более опытные сотрудники, или большее количество людей.
Как понять на что потрачено рабочее время?
Еще одна плюшка для управления рабочим временем, которая появится в релизе - это возможность по каждому сотруднику увидеть с чем он работал в системе. Для того чтобы увидеть что делал сотрудник: сколько писем или звонков он совершил в нужное время вам достаточно:
- перейти в отчет “Общие данные по рабочей активности” и с выпадающего списка выбрать тип отчета “Рабочее время шкалой”;
- далее в фильтре задаем дату, если нужно время и выбираем роль или сотрудника по которой хотим увидеть информацию;
- в результате система по каждому из сотрудников создает отдельную шкалу, где выделены часы, когда сотрудник активно работал в системе, развернув ее можно увидеть с чем именно работал сотрудник. Чем ярче цвет на графике - тем больше действий было сделано в это время. На одной шкале выведен только один день, то есть если в фильтре у вас выбран период в неделю, то по каждому из сотрудников будет сформировано 7 отдельных графиков.
В этом отчете кроме информации что делал сотрудник можно также узнать и с чем конкретно он работал: какой процесс закрыл, какие письма писал, кому звонил. Информация открывается кликом на нужный тип события:
Такой же график можно отобразить и в карточке контакта. В карточке информация выводится по одному сотруднику и только за текущий день. Таким образом пользователь сможет увидеть актуальную информацию по своей активность во время, и поднажать, если поймет, что сегодня был недостаточно активным.
Есть изменения и в существующих ранее функциях. Например отчет “Рабочее время сотрудников” переименован “Рабочее время отрезками” и перенесен в раздел “Общие данные по рабочей активности” .Кроме названия отчет изменил и свой внешний вид, он стал более компактным и простым к восприятию:
Отчет “Анализ рабочего дня” также перенесен на отдельную страницу общего отчета “Общие данные по рабочей активности” , проработан его внешний вид.
Теперь все отчеты по управлению временем собраны в одном месте, чтобы вам проще было их находить и работать. А обновленный функционал позволит всегда быть осведомленным на что потрачено рабочее время, верно ли оно распределено. Возможность отслеживать “пик” активности позволит корректировать рабочие графики и обеспечить максимальную эффективность работы сотрудников.
