Бизнес переходит к пониманию того, что диплом и специализация сотрудника на бумаге, отзыв о его работе в резюме, не так важны как результат работы. При этом важно научится отслеживать ту самую эффективность и различать понятия когда сотрудник неэффективно работает, так как часть рабочего времени уходит на перерывы или же сотрудник менее эффективный в одной работе, но при этом лучше всех может справится с другой.
CRM OneBox дает возможность автоматизировать контроль эффективности работы сотрудников, с помощью расчета показателей KPI. Как это настраивается и работает разберем в этой статье.
Что такое KPI и как его используют для контроля эффективности работы сотрудников
KPI ( анг. Key Performance Indicators) - это цифровой показатель в котором выражен результат определенной работы (количество или процент выполненных задач, сумма полученной прибыли). Это ключевой показатель эффективности, отслеживая который компания сможет увидеть результат работы, сравнить итог с затраченными ресурсами, отследить какой отдел или сотрудник работает лучше. Рассчитывать KPI можно и вручную, но так как работа идет непрерывно и постоянно появляются новые данные ручной расчет будет трудозатратным и неэффективным. Передайте этот процесс CRM + ERP OneBox, и система в режиме реального времени будет рассчитывать: количество выполненных процессов за месяц, день, квартал, год, маржинальность, сумму процессов, количество звонков по процессам, количество активных задач и многое другое. При расчете маржинальности ни одна продажа не будет упущена. Для каждой роли можно настроить отдельные KPI согласно их типу работ. На странице своего профиля сотрудник будет видеть свои показатели, а в дашборде или структуре коллеги увидят еще и результаты друг друга и смогут их сравнить.
Как настроить и работать с KPI в CRM OneBox
Рассмотрим более детально: где и как настраивается KPI, где в системе они отображаются, и какой функционал KPI, кроме подсчета количества процессов, есть в CRM OneBox.
1. Настройка KPI
Создать новый KPI можно в конструкторе, который находится в разделе настроек системы (прочее), здесь же можно посмотреть и отредактировать показатели KPI созданные ранее.
В настройках можно задать:
- название;
- бизнес-процесс и статус по которому производить подсчет;
- период подсчета (день, месяц, квартал, год);
- роли для которых производить подсчет данного KPI;
- по каким процессам сотрудника делать проверку (по всем, или же только по тем,где он: автор, клиент или ответственный);
- относительно какой даты производить подсчет (создания, закрытия, выполнения или планирования) процесса;
- выбрать класс-обработчик (из выпадающего списка). Именно класс-обработчик отвечает за работу KPI. В системе, уже есть обработчики, которые считают: количество задач (в определенном БП или статусе, это настраивается), количество рабочих часов сотрудника, на основе его рабочего графика, количество активных бизнес-процессов на сотруднике (всего, за день, за месяц), проданный продукт/бренд/категория (всего продуктов) сотрудником за месяц, количество звонков за месяц (всего, входящих, исходящих) и много других. Всего в системе около 40 стандартных классов-обработчиков;
- расчет KPI на основе соотношения двух других KPI - тогда значение KPI будет подсчитано на основе соотношения двух других KPI (KPI = значение_1 / значение_2). Подсчет может быть как в количестве, так и в процентах (для подсчета в % необходимо включить галочку "Отображать факт выполнения в %".
2. Где в системе отображаются KPI
Значения KPI сотрудники смогут видеть на странице своего профиля, в структуре, в дашборде.
На странице профиля:
если для сотрудника настроен хотя бы один KPI, блок с показателями эффективности на странице профиля отображается по-умолчанию, никаких настроек для того чтобы его вывести делать не нужно. В тоже время, здесь пользователь сможет увидеть только те KPI, которые настроены для его роли и отображаться будут только его личные показатели. Внедрение KPI для ролей позволит вашему работнику в простой и быстрый способ отслеживать результат своей работы, ведь считать вручную сколько закрыто задач больше не нужно будет. Таким образом сотрудник сам сможет управлять своей эффективностью.
В структуре отображаются все KPI согласно настройкам роли. То есть если у вас в системе, например, настроено 50 KPI для разных ролей (для первой 5, для второй 2, для третьей - 11), то у сотрудников первой роли система отобразит 5 показателей, для второй - 2, соответственно для 3-тьей 11. Система не станет выводить 50 значений для каждого сотрудника, 5 из которых могут быть его, а остальные пустые . Такой принцип действует и на других страницах системы, где есть выход KPI. В структуре сотрудник может отследить свои показатели и показатели коллег. Такое сравнение позволит понимать свой уровень и видеть потенциал, что будет мотивировать сотрудников.
В дашборде для вывода нужно в настройках добавить блок с показателям KPI, настройка происходит в несколько кликов и занимает пару минут. Здесь каждый сотрудник сможет видеть свои личные показатели, а руководитель еще и показатели подчиненных сотрудников. Автоматическое отслеживание KPI сделает управление командой проще и эффективнее, ведь система сама рассчитает значения, а у руководителя появляется время подумать над мотивацией или улучшением условий работы, для того чтобы повысить эффективность своего отдела.
А что еще интересного есть в OneBox для отслеживания KPI
Функционал OneBox позволяет рассчитывать заработные платы на основе значений KPI, мотивировать сотрудников до достижения рабочих целей. Для настройки есть несколько этапов и несколько способов. Изначально должны быть настроены сами KPI, которые влияют на подсчет заработных плат. Далее в настройке ролей структуры можно задавать нижнее плановое значение которое должен достигать сотрудник, и верхнее плановое значение к которому стоит стремится. При выводите KPI система отобразит эти значения пользователю и подсветит его ленту в зависимости от результата в красный , в желтый или зеленый цвет. Также в настройках роли задается бизнес-процесс и коэфициент для ЗП. Далее в системе есть авто действие, которое рассчитывает заработную плату сотрудника за текущий месяц и отправляет отчет на его email. Для каждой роли можно настроить действие отдельно, указав необходимый БП на базе которого делать расчет и стоимость, время отправки и текст уведомления.
А еще в системе есть конструктор KPI, в котором вы сможете задать:
- какую операцию нужно выполнить (добавить, отнять, разделить или сложить);
- какое значение берем (задать можно фиксированное число, или KPI);
- правило подсчета (правило задается так: выбираем нужный нам класс-обработчик, указываем значение, которое должно быть и как сравнивать (значение должно быть равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно). Правило отвечает за срабатывание дальнейших расчетов, если значение будет меньше заданного расчет не включится. С помощью этого функционала можно например, настроить расчет премий, которые менеджер получает, если выполнено более чем xx задач, или если маржа по его продажам больше или равна x значению.
Расчет эффективность работы предприятия - его подразделений, сотрудников, руководителей очень важен для любого бизнеса, ведь эффективность работы предприятия напрямую влияет на его прибыль. СRM + ERP OneBox позволит рассчитывать результаты работы в режиме реального времени, без риска потерь из-за ошибок ручных подсчетов. Такая автоматизация увеличит эффективность работы, а значит и приведет к увеличению прибыли.
