Результаты сотрудников и удовлетворенность от работы в компании во многом зависит от правильной организации взаимодействия сотрудников и отделов. Когда каждый понимает свою роль, как его работа влияет на общее дело, какой процесс пострадает от его неверных действий и как повлиять на результат - это приносит ясность и простоту в работу. Управление такой цепочкой стоит начать с ее построения, тобишь описать структуру вашей компании.
Зачем нужна структура
Структура - это тот инструмент, который и руководителю, и подчиненным как на ладони покажет всю компанию, как происходит взаимоотношения отделов, как и за счет чего выполняется каждый процесс, кто на кого влияет и как благодаря этому реализуется стратегия компании.
Как создать правильную структуру
В зависимости от того, являетесь ли вы существующей компанией или же только открываете свой бизнес, процесс построения структуры будет немного отличатся:
Для нового бизнеса:
- определите какие отделы у вас будут;
- определите зоны ответственности каждого и, соответственно им пропишите кто кому подчиняется;
- опишите это в виде графика.
Графический способ наиболее простой в восприятии структуры и позволит видеть связи и взаимодействия ваших отделов быстрее всего.
Для существующего бизнеса:
- напишите какие отделы у вас есть и какие должности внутри каждого отдела;
- какой отдел кому подчиняется;
- проанализируйте все ли оптимально или есть необходимость частично перестроить взаимодействия отделов;
Для этого задайте себе вопросы:
- какую роль выполняет отдел, достаточно ли людей внутри каждого отдела;
- действительно ли каждая из ролей помогает своему отделу в достижении цели;
- опишите это в виде структурной схемы.
Такая концепция позволит увидеть и понять работу предприятия в виде единого механизма: все ли гаечки на своем месте, какой не хватает. А если что-то ломается или сбоит слишком часто - то почему, чего не хватает в проблемном месте. Например, если у вас отдел сбыта, и при большом поступлении заявок часто продажа так и не происходит, возможно call centre успевает обзвонить значительно большее количество лидов, чем менеджера которые обеспечивают продажу. Из-за длительной связи после обработки теряются клиенты. Посмотрите количество сотрудников в этих отделах, возможно есть смысл подумать над тем, чтобы часть сотрудников перевести с контакт центра в продажи.
Нужна ли для этого CRM
Внедрение организационной структуры возможно, как с помощью системы управления контактами, так и без нее. Мы приведем примеры 2-х способов работы, определите для себя, какой вам ближе.
Без автоматизации:
- структура может быть прорисована на специальном стенде (плакате);
- данный стенд необходимо разместить в общедоступном месте вашего офиса, чтобы сотрудники могли в любой момент видеть эти данные и отслеживать перемены, которые могут повлиять на них;
- при изменении структуры: добавление/сокращение отдела, набор сотрудников на какую-то роль или увольнение придется править и перерисовывать всю структуру целиком.
Структура внутри системы (на примере OneBox):
- будет построена в виде графика автоматически, на основе добавленных ролей (добавляя роль вы указываете ее название и какой роли они подчиняется);
- структура доступна для сотрудников в системе, она выделена отдельным пунктом меню, поэтому найти ее будет легко;
- при добавлении новой роли вам необходимо создать ее в системе, и прописать в карточке сотрудников - роль и сотрудники будут добавлены в структуру сразу же, в то место (к тому отделу) которому они подчиняются;
- при наборе новых сотрудников,для добавления их в структуру, вам нужно прописать должность на которую он принят в карточке. Аналогично при увольнении, чтобы сотрудник больше не отображался в вашей структуре вам достаточно удалить его должность с карточки;
- если сотрудник работает на нескольких должностях - пропишите их все в его карточке, и он отобразится в структуре несколько раз.
Есть ли польза программного обеспечения OneBox
Работу со структурой OneBox хотелось бы описать с точки зрения двух аспектов:
- непосредственно отображение сотрудников в виде графика: на основе чего выводится и какую информацию показывает;
- автоматизация, которую можно использовать благодаря построению структуры.
Вывод структуры в графическом виде:
Как уже упоминалось выше для построения и внесения правок в структуру, вам необходимо будет: создать роли и прописывать/убирать их в карточках сотрудников. Вносить дополнительные правки и перекраивать вручную всю структуру не придется - система это сделает сама и покажет вам готовый результат.
Автоматизация за счет прописывания должностей и уровней подчинения:
- в OneBox вы сможете настроить и выводить для сотрудников KPI по результатам работы. Это позволит сотрудникам видеть собственные результаты, самому принимать решения и думать над тем как их улучшить, ведь мало кто захочет быть в отстающих;
- добавлять всех сотрудников определенной роли в наблюдатели по процессу. Например, если у вас строительное бюро, при поступлении нового заказа вы сможете описать заказ (приложить фото) и нажатием на кнопку этапа добавить всех дизайнеров. Все ознакамливаются с заказом, и тот, кто готов взять заказа пишет уведомление об этом. Вы принимаете решение кому передать проект.
- разрешить переключать этап, только сотрудникам определенной роли - например, при работе с заказом, сделайте, чтобы на этап “Оплачено” мог перейти только бухгалтер. Тогда менеджера не смогут закрыть заказы, пока оплата не получена.
- также есть другие множество других автоматизаций по взаимодействию ролей благодаря которым задача управления и организации процессов компанией упростится.
У каждой компании есть своя структура, формализация ее позволит руководству и сотрудникам лучше понять как построена работа изнутри, на основе чего и зачем взаимодействуют отделы. Это позволяет видеть свою роль и значимость, что мотивирует сотрудников работать эффективнее.
