Внедряя CRM на предприятии, мы заметили что у каждого свой подход к управлению проектами: у кого-то он более традиционный, кто-то стремится автоматизировать все по максимуму. Причем зачастую даже компании, которые занимаются одним видом деятельности к реализации проектов подходят по разному. В этой статье мы не составим идеальное руководство по управлению проектами, которое обязательно применять всем вот в таком виде и никак иначе - как нам кажется такое определение просто не существует, мы расскажем о роли CRM в организации работы с проектами, а вот как использовать этот инструмент вы определите сами.
Управление проектами - что это и какие инструменты нужны
Реализации проектов на предприятии всегда подразумевает достижение какой-то цели, соответственно управление проектами это своего рода портфель инструментов и навыков, совокупность которых призвана успешно реализовать проект - по сути достичь цели. Правильно построенная работа с проектами также же важна, как и оптимально построенный процесс производства или знание технологии основной деятельности. Ведь проекты требуют вложений, а значит и понимания того как они должны окупится. Мы не будем разбирать “управление проектами”, как научный термин или какая программа идеального управления проектами, ведь каждая компания будет определять это сама для себя. Давайте разберем более детально основные общие принципы управления проектами и роль CRM в их реализации.
Функция CRM в каждом из принципов управления проектами
1. определение ответственного - первое, что необходимо сделать, это определить ответственного. То бишь выбрать сотрудника, который будет принимать решения и отвечать за результат.
Как это реализуемо в CRM OneBox:
- каждый проект создается как отдельный процесс, цель проекта можно задать в описании, а далее определить ответственного;
- если ответственному за проект нужна помощь других сотрудников,он может создать подпроцессы на коллег. Они увидят задачу у себя в календаре, выполнят ее и закроют - при этом родительский проект остается активным и его ответственный не меняется.
2. распределение по времени - проекты требуют вложений, поэтому важно определить срок когда будет получен результат.
Как с этим поможет CRM OneBox:
- в системе можно определить планируемую дату завершения, также в системе есть действие которое будет напоминать о том, что нужно запланировать процесс на какую-то дату до тех пор пока она не указана в проекте;
- чтобы не забыть о проекте система позволяет создавать в нем напоминания на определенную дату и время, а если нужно изменить дату планирования согласно того, на когда вы планируете определенные действия и ставите себе напоминание - это тоже можно сделать автоматически, используя функционал CRM.
3. деление на небольшие цели (задачи) - проект, это как правило одна глобальная цель, для реализации которой нужно сделать ряд действий, чтобы их все систематизировать и не забыть разбивайте каждое действие на отдельную подзадачу.
Как реализовано в CRM OneBox:
- к каждому проекту можно создавать неограниченное количество подзадач;
- все подзадачи проекта можно отследить в комментариях, или же вывести структурой подпроцессов в интерфейс проекта, где отображается название задачи, с возможностью ее открыть;
- задачи можно распределить по датам и приоритетам, вывести в своем календаре, дабы всегда помнить о том, что они требуют выполнения.
4. привлечение команды - большинство проектов требуют участия не одного, а нескольких сотрудников - это могут быть консультации со специалистами, которые помогут принять правильное решение, помощь в решение специализированных задач от сотрудников других ролей… Как и описано выше, в CRM OneBox у вас будет возможность создавать процессы на других пользователей, при этом этом не меняя ответственного основного проекта.
5. удобство записи и поиска информации - в работе с проектом часто возникает необходимость где-то фиксировать результат, с необходимостью потом быстрого поиска и доступа к данным.
Что есть в CRM OneBox:
- создавая проект вы можете задать ему любое название/описание указав то, что нужно сделать;
- в процессе реализации можно менять описание, добавляя в него данные которые были получены в результате работы с проектом;
- текущий результат также можно записывать в комментарии к процессу, куда будет сохранятся еще и переписка по процессу, записи созданных подзадач;
- анализ результатов - нужно понимать насколько результат соответствует ожиданиям, получена ли ожидаемая выгода от проекта, какой появился ресурс для развития.
В CRM OneBox:
- во первых есть возможность зафиксировать цель в описании процесса, что позволит легко ее найти и сравнить с результатом;
- во вторых в системе можно настроит ряд отчетов, которые позволяют отследить результаты и построить прогнозы.
Работа с проектами занимает важную долю в деятельности предприятия. и хоть и отличается у каждой из компаний, но есть общие принципы, которые работают практически везде. CRM система OneBox уже научилась работать с такими и поможет вам создавать проекты, назначать ответственного и отслеживать ход реализации просто открыв процесс и посмотрев в нем нужную информацию, напоминания помогут не забыть сделать задачи по проекту своевременно, а возможность ставить задачи позволит привлекать коллег к работе с проектами.
