Почему полезно составлять ТЗ
Польза технического задания очень проста - она заключается в экономии самых ценных ресурсов компании: времени и денег. На первый взгляд кажется, что составление технического задания оттягивает период запуска работ и только затягивает время, но в долгосрочной перспективе вы поймете, что это не так. Техническое задание позволит: точно увидеть какие процессы похожи или взаимосвязаны, поэтому их можно сделать вместе, что в какой последовательности делать дабы не было простоя. Кроме того, четкое понимание того какой результат нужен, позволит сосредоточится только на тех процессах и функциях системы, которые вам действительно нужны - все это сэкономит не мало времени в процессе внедрения.
Как ТЗ экономит ваши деньги в процессе внедрения:
- во первых понимание точной цели убережет вас от доработок, которые в итоге будут неприменимы;
- во вторых зная результат вы сможете сосредоточится на настройке только нужных задач, чем сэкономите время внедрения и не придется переплачивать за оплату услуг по внедрению;
- в третьих сэкономив время на внедрении вы быстрее начнете применять систему, а значит быстрее сможете зарабатывать больше с ее помощью.
Что стоит включить в ТЗ
Мы рекомендуем включить в техническое задание все основные направления, которые вы так или иначе планируете автоматизировать. Давайте основные из них разберем более детально:
1. Интеграция с телефонией
в чем польза: возможность совершать звонки в один клик, хранение звукозаписи разговора.
Что нужно указать в ТЗ:
- какую телефонию использовали ранее, или какие есть предпочтения по функционалу телефонии.
2. Интеграция с e-mail
в чем польза: возможность вести переписку по email непосредственно с CRM, получать входящие письма и писать ответы. Переписка происходит с привязкой к процессу, клиенту для удобства поиска информации в будущем.
Что нужно указать в ТЗ:
- почтовый сервис (gmail, ukr.net, своя почта);
- количество почтовых ящиков, которые нужно подключить;
- необходимо сделать подключение полностью, или же подключить часть почтовиков и рассказать как это настраивается в системе.
3. Интеграция с сайтом
В чем польза: автоматическое получение заказов, синхронизация продуктов.
Что нужно указать в ТЗ:
- есть ли у вас сайт, нужна ли интеграция с ним;
- на какой платформе ваш сайт;
- какие данные нужно передавать: заказы, контакты, продукты…
- модель интеграции (какая система должна быть главной) - например, все товары добавляются в OneBox, CRM передает их на сайт, а заказы с сайта попадают в CRM.
4. Интеграция со службами доставки
в чем польза: возможность создавать автоматически накладные доставки, отслеживать статусы посылок
Что нужно указать в ТЗ:
- какие сервисы вы используете, есть ли пожелания по их работе в системе.
5. Интеграция с платежными системами
в чем польза: реализации онлайн оплаты через кабинет клиента, возможность отправлять ссылку на оплату с заказа, получение выписок.
Что нужно указать в ТЗ:
- планируется ли интеграция с платежной системой.
6. Интеграция с SMS сервисом
в чем польза: возможность отправлять sms клиентам с процессов или карточки контакта в CRM.
Что нужно указать в ТЗ:
- нужна ли интеграция;
- есть ли конкретный сервис с которым вы бы хотели интегрироваться или еще подбираете его.
7. Загрузка базы клиентов, базы товаров
в чем польза: есть у вас есть база продуктов или клиентов ее можно загрузить в CRM для дальнейшей работы.
Что нужно указать в ТЗ:
- нужно ли делать загрузку продуктов, остатков или контактов;
- есть ли у клиента пожелания по внешнему виду карточки контакта или продукта (какие поля должны в ней быть).
8. Настройка шаблонов документов
в чем польза: возможность формировать документы по шаблону в несколько кликов и отправлять их клиентам;
Что нужно указать в ТЗ:
- нужно ли настраивать шаблоны;
- какие шаблоны нужны.
9. Кабинет клиента на базе OneBox
в чем польза: в системе есть встроенный кабинет клиента, куда ваши клиенты смогут зайти не занимая лицензию и увидеть: список своих заказов, оплат, документов. Также смогут просмотреть продукты, оформить заказ...
Что нужно указать в ТЗ:
- планируете ли вы настраивать кабинет клиента;
- что бы вы хотели вывести для своих клиентов в ЛК: список заказов, баланс, заказ товара, возможность оформить заявку в поддержку…
10. Отчеты
в чем польза: возможность проанализировать результаты работы, количество и сумму оплат, заказов, на что было потрачено рабочее время...
Что нужно указать в ТЗ:
- какие отчеты нужны;
- пример их внешнего вида.
11. Бизнес-процессы
в чем польза: позволяет систематизировать работу, автоматизировать рутинные процессы продаж, складского учета, документооборота...
Что нужно указать в ТЗ:
- вид деятельности;
- описать процессы (что за чем происходит, что делает сотрудник на каждом их этапов процесса…)
12. Информация о компании
в чем польза: это поможет специалисту лучше понять, какого рода процессы будут у клиента на предприятии, каким образом их правильно автоматизировать, для каких конкретно целей была приобретена CRM. Понимая ваши цели наш сотрудник сможет дать рекомендации исходя из своего опыта, вы сможете с ними согласится/не согласится, или обсудить и “подправить” его предложение. В любом случае понимание вашей компании поможет специалисту ускорить процесс внедрения.
Что нужно указать в ТЗ:
- род деятельности;
- какие надежды возлагаются на систему.
13. Работа со складом и поставщиками
в чем польза: возможность автоматизировать учет складских остатков и формирование заказов поставщикам, формирование цен и многое другое
что нужно указать в ТЗ:
- есть ли база товаров и остатков;
- как происходит работа с базой:
a) работа с поставщиками без наличия складов (дропшиппинг)
b) есть собственные склады и нужно вести учет оприходования, списания товаров;
c) продажа услуг;
d) смешанный тип - это может быть работа с поставщиками и складами, работа со складами и предоставление услуг…
14. Аналитика
в чем польза: возможность анализировать ключевые показатели эффективности (KPI), результативность источников...
Что нужно указать в ТЗ:
- какие данные и показатели вы хотели бы видеть в системе исходя из специфики своей работы.
15. Интеграция с 1C
Что нужно указать в ТЗ:
- для чего нужна интеграция, какие данные передавать;
- какая у вас версия и конфигурация;
- тип интеграции - будет зависит от задач, которые нужно реализовать, наличия разработчика со стороны клиента и версии программы.
Техническое задание является своего рода ориентиром в процессе внедрения CRM, который позволит делать то, что принесет вам задуманный изначально результат. Советуем не игнорировать этот этап настройки системы, потраченное время обязательно компенсируется в процессе.
