Мы слушаем и прислушиваемся к своим клиентам. Одно из таких клиентских предложений мы приняли и реализовали в новом релизе. Это возможность отслеживать бизнес-процессы, которые давно никто не использовал. А также видеть кто из сотрудников давно не заходил в OneBox.
В компаниях с количеством пользователей более 50ти очень часто происходят ситуации, когда были выданы доступы стажеру, а потом стажер не пришел на работу, но доступы никто не забрал. Такая ошибка влияет на безопасность компании. Теперь OneBox подскажет вам, что сотрудник не заходил в OneBox, а вы сможете проверить причину.
Еще есть случаи, когда был сделан бизнес-процесс, со временем потерял свою актуальность, но остался. И такие процессы накапливаются, накапливаются, через время их становится очень много, что засоряет вашу информацию. OneBox способен проверить и найти процессы, которые не используются и уведомят своего владельца.
Как настроить авто отслеживание в OneBox
Для того, чтобы OneBox создавал задачи по сотрудникам, которые не работают в CRM нужно настроить автоматическое действие раз в день. Отслеживание неактивных бизнес-процессов, также происходит через авто действие. Для настройки переходим с основного меню:
настройки системы - автоматизация - автоматические действия раз в день.
Для поиска неактивных бизнес-процессов, нужно действие “Создать процесс, если процессы определенного типа не создавались более заданного периода”, Находим его в поиске и добавляем перетащив на панель справа. В настройках действия нужно указать:
- по каким бизнес-процессам делать проверку (действие может проверять как все которые есть в CRM, так и только несколько определенных)
- за какой период неактивности бизнес-процесса считать его неиспользуемым;
- на кого из сотрудников и в каком бизнес-процессе создавать задачу со списком неактивных бизнес-процессов;
- название и описание такой задачи;
- также можно задать условия: “Создавать новые процессы вместо комментариев в существующем” и “ Учитывать процессы, которые создаются автоматически, как активные процессы”.
В результате система сгенерит задачу, со списком всех бизнес-процессов, которые не использовались больше заданного периода, а вы уже сможете принять решение что же с ними делать:
- скрыть (чтобы не отображались в списке активных);
- удалить (если задачи этих бизнес-процессов тоже больше не нужны);
- оставить, так как могут еще понадобится.
При этом искать, какой из бизнес-процессов не используется, проверять когда были последние задачи вручную больше не придется, чтобы упростить и ускорить вашу работу с задачами теперь OneBox это будет делать сам.
Для отслеживания сотрудников, которые на работают в системе потребуется действие “Создать процесс, если сотрудник не заходил в OneBox более заданного периода”. Логика подключения подобна предыдущему.
В настройках вы сможете задать:
- спустя сколько дней неактивности сотрудника в системе нужно среагировать;
- на кого и в каком бизнес-процессе создавать задачу;
- название и описание такой задачи;
- условия, чтобы уведомления создавались не прекращая, если срок превышен, а сотрудник все еще может заходить в OneBox.
В результате, если кто-то из коллег не открывал OneBox больше заданного времени CRM отреагирует задачей, а вам останется уточнить у руководителя сотрудника где он подевался и принять решение нужно ли блокировать доступ.
