Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

Подготовка каждой статьи начинается со сбора информации об объекте повествования. Когда заходишь на сайт Sayyesphoto.com, то на тексте сосредоточится трудно – глаза разбегаются от великолепных фото, достойных мировых глянцевых журналов. Чувствуется, что за подготовкой таких снимков стоит работа команды профессионалов. Как всем этим управлять, какие трудности делегирования помогает решить CRM-система OneBox? Рассказывает Сергей Евсюков, основатель SYP.

Сергей, как вы пришли к решению внедрить CRM?

Я пример плохих бизнесменов, которые не научились делегировать к тридцати. Какие только способы и методы делегирования я не пробовал, все без результата. Меня не понимали, делали не так, результат был очень маленьким. Возможно, это моя “руководительская безграмотность”, незнание основ управления предприятием, но тяжело верить, что ты “дурак”, когда твое предприятие приносит семизначные цифры. Вот и получался такой самообман по всем фронтам.

Я действительно не видел выхода из этого тупика. Все вокруг говорят, что делегирование – это грамотно подобранная команда, люди, которые с тобой на одной волне, четкие должностные инструкции. Представьте, какая боль была во мне, я успешный, но не способный передать успех другим.

Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

Сергей Евсюков

Я спрашивал коллег, как же навести порядок, уменьшить риски, построить алгоритм и архитектуру предприятия? И слышал одинаковый ответ: «Весь секрет в людях». Я согласен и несогласен с этим. Да, люди команды – это твоя поддержка. Но, увы, есть и другая сторона:

Люди – это большие риски: могут уволиться, уйти в декрет, скрывать знания, увести твой бизнес и твоих клиентов. Людям свойственно такое явление – “бабло появляется, группа крови меняется”;
Людям свойственно бояться, даже если ты не прав(ты же начальник);
Люди могут не понять, как ты хотел, даже если ты “дал четкую задачу”.

Если бы мне раньше сказали, что залог успешного делегирования – это прописанный бизнес-процесс с этапами и шагами... Бизнес-процесс – это набор действий из точки “А” к точке “Б”. Пример: открыть почту — прочитать почту — ответить на письмо — закрыть почту. Гениально и очевидно! Но как же на практике это все будет выглядеть?

Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

Я стал искать в интернете все, что имело отношение к бизнес-процессам, управлению сотрудниками, отчетностью, эффективностью. Я потратил 8 месяцев, изучил все возможные CRM, BPM, ERP-системы, чтобы найти ответы на свои вопросы.

Я подбирал систему CRM, которая подойдет B2C и B2B бизнесу. Позволит эффективно вести длинные и короткие продажи, учет товаров и услуг. Поможет работать и в структуре, и в хаосе.

Хочу напомнить, что ранее я никогда не работал с CRM-системами и для меня было важным не ошибиться в выборе партнера. Я нашел универсальную CRM-систему, которая поможет мне достигнуть поставленных целей – это OneBox CRM.

Какие вы ставили цели? Что удалось реализовать?

Если в общем: автоматизация, сокращение рисков и увеличение эффективности. Как сказал мой коллега: “Предприниматель должен зарабатывать деньги. Роботы и технологии должны выполнять всю рутину”.

Нам нужно было:

Получить идеальный контроль всех бюджетов;
Настроить взаимосвязь между процессами разных отделов;
Получить аналитику продаж и организацию мер по их увеличению;
Стандартизировать бизнес-процессы, структурировать и оптимизировать деятельность всего предприятия;
Получать автоматическое формирование отчетов на каждом этапе. Отчетность должна быть доступна руководителю, без прерывания бизнес-процесса и отвлечения специалиста;
Чтобы назначение исполнителей проектов происходило без лишних совещаний и пустых разговоров. А внедрение нового сотрудника без стресса для предприятия;
Возможность удобно анализировать проектную документацию и готовить предложения по оптимизации затрат, опираясь на статистику в системе.

CRM-система должна стать инструментом развития розничной сети и управления текущим проектом “Клиент-сервис”, а также инструментом создания и разработки новых продуктов. В целом мы планируем за счет автоматизации увеличивать свою долю рынка.

Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

контакт-центр Say Yes! Photodays

Почему выбрали именно OneBox?

Я придерживался формулы: простота использования, адекватная цена и нужный набор функций.

Расскажите о внедрении?

Да, CRM-система – это не дешево, да, внедрение – это большая война, в которой ты можешь и проиграть.

С одной стороны CRM-специалисты спрашивают, что тебе нужно от системы, а ты и хочешь сказать, но не понимаешь, как выразить. В этот момент стресс от осознания “собственной тупости” может выдать ответ – «Да пошло оно все!». Выдохните, у вас все получиться. Не простая задача, спорить не буду, но вот именно поэтому вы и лидер.

С другой стороны – твоя команда. О да! Добро пожаловать в ад! Раньше жили ребята, как хотели, как умели, как могли. Потом пришел к ним “Кощей бессмертный” и решил навести порядки, отчеты внедрил, рабочее время взял под контроль. Он узнаёт, как и что вы делаете, какой результат. Революция вам обеспечена! Поэтому делайте поэтапно, шесть месяцев – это только “старт”.

Какое впечатление от функций системы?

Я не могу здесь солгать – двоякое. Из-за того, что система универсальная и подходит практически всем, она не совершенна. Но OneBox постоянно оптимизируется и выпускает обновления. Некоторые функции работают, как швейцарские часы, а некоторые просто примитивно реализованы.

Тем не менее, это не мешает работать лучше, чем мы работали раньше. Рекомендовал бы от себя блок «Предложения для разработки». Чтобы не только аналитики OneBox вносили предложения, а и живые клиенты писали свою “боль”, а в будущих обновлениях это учитывалось.

Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

работа

Как делегировать и управлять разветвленной компанией? Интервью основателя Say Yes! Photodays

результат

Как внедрение отразилось на вашей продуктивности, какие принесло результаты?

Результат 100% есть. Даже если сегодня не все отлажено, как мне хотелось бы (нет предела совершенству), но уже есть результаты. Скажу только о некоторых из них:

Мы структурировали отделы и навели порядок во всем предприятии: кто кому подчиняется, кто когда и как сдает отчеты, кому сколько должны, когда должны. Одним словом, теперь бизнес можно “прочитать”.
Внедрили стандарты, оптимизировали работу отдела продаж – при том же количестве сотрудников, мы делаем на 400% больше!
Наладили взаимосвязь между отделами и многие вопросы решаем внутри системы, не вставая с кресла.
Внедрили отчетность на всех этапах без участия специалиста, руководитель подразделения может оперативно увидеть, где и когда нужно уделить внимание на предприятии.
Интегрировали с сайтом склады, заказы, учет наличия. Теперь управляем всем в одной системе.
Мы полностью ушли от сторонних приложений: органайзеров, гугл-таблиц, календарей, сайтов статистики и аналитики. Сократили количество бумажек на столах, сократили расходы.
Освободилось время для развития предприятия, а не только текущее управление.

О компании Say Yes! Photodays

Say Yes! Photodays организовывает фотосессии. В их услуги входит подготовка места для фотосессии, работа фотографов, осветителей, имиджмейкеров, стилистов, гримеров. Компания продает и сдает в аренду и помогает разработать образы для фотосессий.

Филиалы Say Yes! Photodays открыты по городам Украины,России, Казахстана и Беларуси. Штат сотрудников насчитывает свыше 150 человек.