При покупке CRM клиент ожидает в максимально короткий период получить рабочее решение, которое можно применять в работе. Бюджет вложен, и ждать решение год бизнес не сможет. Но, те кто уже сталкивался с внедрением CRM наверное согласятся, что не всегда была возможность получить готовое решение за месяц-два.
Давайте возьмем средний период в 50 дней, и на примере CRM OneBox разберем, как же настроить и внедрить CRM систему на предприятие так, чтобы это было не только быстро, но и эффективно, а также разберем какие есть ошибки при внедрении и почему иногда процесс затягивается на месяца.
Что такое CRM OneBox
CRM система OneBox - это программный продукт, с помощью которого возможна автоматизация вашего бизнеса. В системе есть функционал складского учета, финансов, ведение клиентов и базы продуктов, интеграция с сайтом и обработка заказов, автоматические действия, интеграции с более чем 100 сервисов и многое другое. Но для того чтобы не запутывать пользователя во множестве настроек, которые по его специфике бизнеса могут быть и не нужны интерфейс системы настраиваемый. И каждый клиент сможет выбирать какие вкладки меню нужны, каким должен быть интерфейс процесса: какие поля выводить и как они должны быть размещены на странице, какие функции вывести в панель массовых изменений продуктов и контактов, какие поля отображать в шапке списка контактов, продуктов, процессов. Поэтому работать с системой, когда она настроена будет легко и удобно - но для настройки потребуется немного времени и усилий.
.png)
Когда начинается внедрение CRM в компанию
На самом деле внедрение CRM в работу предприятия начинается уже во время подбора системы, для того чтобы усилия не были напрасны, а еще чтобы не растягивать срок внедрения в будущем, еще во время выбора CRM определите как вы планируете применить систему на предприятии, какие основные задачи она должна решить. Это позволит:
- сократить период подбора, так как вы сразу отбросите варианты, которые могут быть казаться более выгодными, но в итоге не решат вашу проблему и сможете выбрать наиболее экономически обоснованное предложение среди оставшихся;
- сэкономите время на внедрение, ведь уже будете примерно понимать как решается ваша задача в выбранной программе, а также по сути у вас уже будет готовое тех задание.
Что нужно для эффективного и быстрого внедрения CRM в систему
Рассмотри на примере CRM OneBox как быстро и эффективно внедрить систему в работу компании. Мы бы рекомендовали внедрять систему вместе со специалистом по внедрению.
Для чего нужен специалист? Это человек, у которого уже есть опыт работы с системой, он поможет с настройкой и обучением сотрудников, а так уже хорошо знаком с функционалом системы, настройка с его помощью займет меньше времени и вы быстрее сможете получить готовую рабочую CRM настроенную под ваши потребности.
Далее, мы советуем составить техническое задание (документ по внедрению), где будут указаны все основные задачи, которые должна решить CRM, как вы видите их реализацию, как это должно работать в системе и что для вас принципиально важно - таким образом вы фиксируете обязательства, даете задание специалисту на период внедрения.
У специалиста будет точное, комплексное понимание что должно получится в итоге, он переложит это на функционал системы, подскажет с чего начать, как лучше распределить и реализовать процессы. Также специалисту важно понимать какие функции вы планируете использовать, и как они связаны между собой. Это позволит сделать все быстро и правильно с первого раза.
Начинайте работать в системе уже во время внедрения, сотрудников также переводите в CRM сразу. Начать работу в системе будет удобнее с простых процессов: начните ставить друг другу задачи, общатся через систему, работать с карточками контактов. Таким образом сотрудники смогут быстрее привыкнуть к работе,когда внедрение уже будет завершено и им придется выполнять более важные задания в CRM, а также ваши сотрудники смогут параллельно тестировать и предлагать свои идеи по настройке программы. Это хороший способ вовлечь коллег в процесс внедрения CRM, который им поможет быстрее со всем разобраться, а вам уберечь себя от возможного сопротивление при попытке изменить систему работы. Какой бы удобной ни была система, но переход на новые правила работы от привычных может быть сложным и повлечет за собой недовольство.
Начинайте настройку с простых процессов, уберите пункты меню и вкладки, которые пока не нужны. Функционал CRM OneBox богат и реализован в виде настроек - это позволяет каждому получить функциональное решение сразу же после покупки (без множества доработок) и настроить систему под себя. Но когда вы зайдете в систему первый раз, вам сначала может показаться, что там миллион непонятных галочек и кнопочек. Не пытайтесь работать сразу со всеми - это будет вас запутывать, и через время покажется что уже нет сил на настройку, а система так и не работает. Наоборот отключите все ненужные и отталкивайтесь от самого простого, от того с чего бы хотелось начать. Например подключите интеграцию с сайтом и загрузите продукты. Начните общаться с сотрудниками в системе - таким образом вы начнете привыкать к новым способам работы, будете видеть результат своих стараний. А потом понемногу включайте новые функции, разобратся с более сложными процессами, когда вы уже понимаете логику работы системы будет гораздо проще.
Принимайте активное участие в процессе внедрения
Даже если вы воспользуетесь нашим советом и внедрять систему будете вместо с нашим специалистом, советуем вам принимать активное участие во внедрении. Вы хорошо знаете специфику своего бизнеса, а специалист хорошо знает систему - соединив это вы гарантированно получите хороший результат. Если сотрудник будет четко действовать по ТЗ, не учитывая ваших пожеланий, он сможет настроить систему исходя из своего опыта и собственного понимая как все должно работать. Но в каких-то моментах возможно два варианта реализации, и уточнив у вас сотрудник настроит именно так, как вам это будет удобно, а где-то потребуется получить данные, которые смогут предоставить только вам (например для интеграции стороннего сервиса могут потребоваться ключи, которые выдают только вам как клиенту, и специалист не сможет их получить), да и разбираться по ходу вам будет проще ведь знакомство с системой вы начнете с нуля, понимая как все настраивается и работает сможете что-то изменить в будущем, если это потребуется, делать настройки самостоятельно. Разбираясь походу вы сразу же будете понимать общую картину того, что получается и сможете подредактировать внедрение по ходу.
Задавайте вопросы специалисту
Во время внедрения смело задавайте специалисту все возникшие вопросы - таким образом “понять” систему будет проще. Даже если вопрос вам кажется элементарным, не бойтесь уточнить его у специалиста - он даст полный и развернутый ответ, понимая это вы сможете быстрее пойти дальше и разбираться с более сложными функциями.
Ошибки, которые могут затянуть внедрение
К основным ошибкам, которые помешают внедрению можно отнести:
- внедрение CRM без понимания основной цели - если у вас не будет четких требований и целей внедрения CRM есть риск, что потратите много времени на настройку тех процессов, которые не нужны, или же начнете не с того, и потом придется все делать заново (например загрузите базу продуктов через exel, а потом окажется что продукты нужно было загрузить с сайта);
- штрафы сотрудников, если они не хотят работать в системе или допускают много ошибок. Вначале внедрение вашим сотрудникам может быть сложно, ведь они уже привыкли работать по старым методам - работать по старинке им проще и удобнее. Необходимость внедрения должна идти от руководителя, но если вы начнете штрафовать сотрудников - это только оттолкнет их от использования системы, ведь они будут боятся сделать что-то не так Наоборот, спросите в чем сложность и помогите с ней разобратся, поощряйте сотрудников, которые более активно работают в системе и помогают разобраться остальным - это поможет вам сплотить команду и упростит процесс внедрения
- нежелание выслушать специалиста - иногда специалист может предложить решение, которое на первый взгляд покажется вам провальным, выслушайте до конца. Возможно оно позволит получить гораздо более эффективный результат в рамках работы системы, чем то как вы видели это изначально. Если это решение вам все таки не подойдет - вы всегда сможете отказаться и настоять на том, чтобы реализация была такой как указано в ТЗ. А возможно понимая его предложение обсудите и найдете полезное и интересное решение.
Мы разобрали основные моменты внедрения СRM, которые смогли выделить основываясь на собственном опыте. Надеемся, что это поможет вам подобрать наиболее простой и правильный способ быстрого и эффективного внедрения CRM системы на предприятие.
