Как CRM-системы и системы 1C интегрируются и применяются на предприятиях? Наши партнеры из «IT Artel» рассказали о своем опыте решения бизнес-задач заказчиков с помощью CRM-систем и систем 1С:Предприятие. Рассмотрим классический пример использования этих решений.
CRM-системы помогают управлять взаимоотношениями с клиентами. В них менеджеры работают с заказами, обращениями, делают рассылки, анализируют продажи, лояльность и эффективность рекламы.
1С – привычная для бухгалтеров система. В ней, зачастую, ведут учет финансов, продукции и производственных материалов компании.
Входящий заказ
Менеджер вручную заносит заказ в CRM-систему или же клиент на сайте заполняет форму заказа и информация приходит автоматически. Далее в CRM-системе менеджер обрабатывает заказ: уточняет подробности, способы оплаты и доставки. На этом этапе работа в CRM приостанавливается. Далее следует:
- оплата, которой занимается уже бухгалтер,
- формирование, производство или сборка заказа,
- списание остатков по заказу.
Все это, как правило, отображается в 1С.
Менеджер может работать напрямую с 1С, но это требует знания тонкостей работы. Менеджер может сделать ошибки, с которыми бухгалтеру придется долго разбираться. Поэтому, как показывает практика, эффективнее сделать интеграцию(обмен данными) между системами 1С и CRM. Тогда каждый специалист будет работать в своей программе.
Плюсы:
- каждый специалист работает в своей программе и не может даже случайно навредить другому менеджеру или бухгалтеру;
- в CRM хранится вся информация работы с клиентом, а бухгалтер в 1С получает только готовый заказ.
Минусы: их не будет, если обмены между системами настроены корректно.
Что нужно знать при настройке обменов между 1С и CRM-системой?
Продумать модель бизнес-процесса. Выявить, что выступает первоочередным: 1С или CRM? По примеру наших работ, всегда на первом месте CRM-система. В нее поступают данные по заказу, обрабатываются и уже готовый заказ поступает в 1С и отправляется на производство или на склад.
Назначить ответственных за каждый этап работ. Общий бизнес-процесс необходимо поделить на мелкие этапы и определить ответственных лиц: кто и на каком этапе за что отвечает.
Назначить руководителя/менеджера всего проекта интеграции, который будет знать все о проекте и контролировать выполнение. Чтобы исполнитель оперативно получал ответы на вопросы и уточнения.
Обеспечить прямую коммуникацию между подрядчиками. При любых интеграциях важна прямая коммуникация между поставщиками CRM и 1С без участия клиента. К примеру, мы всегда запрашиваем формат файла, который выгружает CRM-система, чтобы создать такой же файл со стороны 1С. Так программа “поймет”, какое поле и куда подставлять. Это экономит время на сам тест и можно оперативно внести корректировки по необходимости.
Доверить задачу опытным исполнителям. Последнее, наверное одно из самых важных условий – у компании должен быть опыт в проведении обменов между 1С и CRM-системами.
(Материалы были предоставлены по примеру внедрения обменов между сайтом, 1С и CRM-системой OneBox, для текстильной компании по производству детской одежды «Евгакидс».)
Обмен между 1С и OneBox
OneBox автоматизирует бизнес-процессы и управление ресурсами. Система позволяет автоматически получать заказы с сайтов и онлайн-площадок, контролировать работу менеджеров, записывать события и “проводки”. Система ставит сотрудникам задачи на основе писем, сообщений, пропущенных звонков. Контролирует выполнение стандартов работы и подсказывает новичкам, как действовать. Но в ней нет бухгалтерского учета.
Юридическим лицам нужно подавать регламентированную отчетность, баланс, форму №2 и прочие документы. OneBox может автоматически формировать и отправлять накладную, счет-фактуру, договор, но не налоговые отчеты, тогда и нужен обмен с 1С. При такой интеграции из OneBox выгружаются данные в 1С, которая распределяет их по необходимым формам и отчетам для налоговых и других органов отчетности. В данном случае 1С выступает как система формирования регламентированной отчетности.
Контакты:
IT Artel
+38 044 495 45 37
OneBox
+380 (44) 390-09-85
