Как автоматизировать бизнес процессы

Как работает ваше предприятие? Как вы думаете, можно ли структурировать его работу и автоматизировать каждый из процессов? Мы уверены, что это не только возможно но и нужно делать, и в этой статье поговорим о том почему это необходимо, как правильно построить бизнес-процессы компании и с чего начать. А также что будет позволять автоматизация OneBox в работе с бизнес-процессами. 

Что это такое и как работа предприятия может быть переложена на бизнес-процессы 

Бизнес-процесс - это система  взаимосвязанных действий, для достижения какой-то цели. Можно сказать, что бизнес-процесс это механизм работы компании, описанный в виде структурной схемы. Суть его заключается в делении глобального процесса на небольшие операции. Согласитесь, что любой процесс можно разбить на мелкие задачи, а это означает что каждая компания, сможет структурировать свою работу в виде бизнес-процесса, не важно это производство, сфера питания, туризма, агентство недвижимости или юридическая фирма. 

Зачем это нужно:

• во первых небольшие задачи всегда более понятны и просты для решения;
• во вторых появляется понимание с чего начинать и что нужно сделать для того чтобы получить результат;
• в третьих разбив процесс на цепочку небольших операций появляется возможность распределить ответственных и ресурсы.

Что еще немаловажно - это позволяет больше понять и вникнуть в систему работы, разобратся что и как взаимосвязано, какая последовательность процессов и так далее. Если вы сможете разделить свой бизнес, на процессы, которые в нем происходят, тогда появится возможность понять из чего состоит конечный результат работы ваших: клиентов, конкурентов, партнеров, поставщиков, понимания этого непременно позволит повысить качество работы. 

Роль CRM систем в настройке и работе бизнес-процессов

По сути работая с помощью бизнес-процессов, ваша компания будет выполнять те же действия, что и ранее, но теперь они будут структурированы и понятны исполнителям. Зачем может пригодится автоматизация CRM систем и с чего мы бы советовали начать работу разберем на примере OneBox:

• у вас есть структурная схема процесса - выразите ее в виде бизнес процесса в OneBox:

Схема на листочках может затеряться, для того чтобы внести правки вероятнее всего придется ее переделывать заново, построенный бизнес-процесс в OneBox можно менять и редактировать в любое время. Блоки здесь - это отдельные этапы, а стрелки между ними - связи этапов. Запуская процесс сотрудник будет работать по четко заданной схеме, если, например БП “Продажа” обязательно подразумевает выставление счета, то сотрудник не сможет с этапа “Первый звонок” перевести в “Продано” минуя в схеме выставление счета, ведь вы настроите чтобы кнопка “продано” появилась только в конце. 

• запускайте работу сотрудников с процессами по настроенным БП, как и уже описано выше. Преимущество такого решения в том, что сотрудник работает по заданной схеме, ему не нужно каждый раз придумывать что-то новое, система подставляет этапы один за одним в той последовательности, которую вы задали в настройке бизнес-процесса; 
• а дальше самое вкусное преимущество, непосредственно автоматизация ручных действий на этапах БП, в OneBox это возможно, и на данный момент реализовано более 500 действий, их количество постоянно увеличивается).

Что же могут эти действия: 

• отправлять письма или формы клиенту; 
• создавать подзадачи (если например на каком-то из этапов, нужно привлечь к решению другого сотрудника);
• формировать обязательства по заказу (записывать сколько клиент или поставщик должен вам, сколько вы ему - суммы обнуляются при проведении платежа или отгрузке товара);
• менять ответственного или добавлять в наблюдатели другого сотрудника;
• формировать документы и отправлять их клиенту;
• резервировать, оприходовать продукты на склад, производить продукты из комплектующих… и еще многое-многое другое. 

Логика работы автоматизация следующая: вы создаете схему с этапами (бизнес-процесс) и добавляете нужные действия на каждый из них (это нужно сделать один раз). Далее ваши сотрудники работая в бизнес-процессе, нажимают кнопки нужного этапа, и таким образом, запускают все настроенные на нем действия. Например кликом на одну клавишу можно запустить:

• создание ожидаемого платежа;
• резерв продуктов на складе;
• подзадачу на кладовщика, о том что нужно готовить заказ;
• и другие действия, которые могут быть настроены на этом этапе. 

Любая операция предприятия может быть переложена на бизнес-процесс - это поможет систематизировать работу и упростить управление процессами, а сделать можно и вручную Цель же и задача CRM - не только в том чтобы забрать на себя по максимуму ручную работу, но и помочь вам действительно использовать принцип бизнес-процессов в работе, сделать так, чтобы бизнес-процесс был не только на бумажке и использовался раз в год при планировании, а помогал сотрудникам каждый день. Попробуйте перестроить деятельность в бизнес-процессы, меняйте и настраивайте их гибко под себя в процессе работы, привлекайте для этого CRM OneBox -  и все обязательно получится!