Как сделать работу сотрудников легче и эффективнее? Есть один достаточно простой и результативный инструмент - умение выражать работу (каждое действие или цель) в виде задач, далее уже выраженные задания можно легко планировать по важности и распределять по времени - внедрение такого метода принесет больше ясности в работу сотрудников, сделает ее проще, а CRM система OneBox с встроенным календарем задач упростит сотрудникам процесс управление их процессами. Давайте разберем более детально, какие есть фишки для планирования процессов в CRM+ERP OneBox.
Календарь задач - основной инструмент планирования процессов
Весь рабочий процесс состоит из задач - действие, которое не занимает много времени, а его выполнение несет какую-то ценность. Планировщик задач может быть разным, но одним с наиболее популярных и удобных способов по праву считается календарь. Дело в том, что в календаре проще всего распределить свои задачи по рабочим дням и определить на конкретное время - я думаю, что на этом не стоит останавливаться, ведь бизнес достаточно плотно работает с календарем - у кого-то это Google календарь, у кого-то записная книжка с календарем, кто-то использует календарь в CRM.
Управление процессами в календаре CRM+ERP OneBox
CRM OneBox подразумевает календарь основной рабочей областью пользователя, за основу мы взяли привычный всем календарь, далее сделали возможность делать обзор процессов в 3 способа: за день, неделю месяц, а чтобы программа соответствовала требованиям СRM добавили в календарь автоматизацию:
- выводить можно как все-все задачи, так и только определенных типов БП - каких именно вы определяете сами;
Представим что у вас есть большой проект - один, два, три, или компания работает на рынке, где вся работа состоит из проектов и их много. Каждый проект занимает определенный период времени (не запланирован на какой-то определенный день), в решении задействованы сразу несколько сотрудников, ну и наоборот у одного сотрудника могут быть свои задачи сразу по нескольким проектам. Чтобы не запутывать сотрудников, и помочь им с планированием процессов, в OneBox вы сможете не отображать в календарях сам проект (в него можно будет перейти через меню), но отображать каждому сотруднику именно его задачи по каждому из проектов. Он сможет распределить их по дням и времени, а руководитель в любой момент сможет увидеть нагрузку каждого и в зависимости от этого определить на кого назначить новые задачи.
- есть возможность задать приоритет задачам, и тогда те у которых приоритет выше будут отображаться первыми, с более низким приоритетом ниже, и соответственно с самым маленьким приоритетом останутся внизу - устанавливать приоритет вы сможете как вручную, так и автоматически, действиями бизнес-процесса;
- все выполненные задачи, автоматически попадают вниз (под активные) и остаются на той дате, когда их закрыли, а не закрытые сегодня система сама сможет переносить на завтра, чтобы вы их не потеряли;
- чтобы проще было ориентироваться в календаре этапы бизнес-процесса можно сделать цветными, тогда каждый этап будет выделен и визуально достаточно легко пользователь будет находить нужную задачу в общем списке.
Например, чтобы продажа состоялось, сотрудник должен быстро реагировать на задачи, когда клиент написал вам ответ - настройте авто переход этапа по полученному письму, выделите этот этап цветом и сотрудники всегда увидят такие задачи и смогут их выполнить быстрее остальных.
- ускорить вашу работу позволят пиктограммы звонка и письма на каждой задаче в календаре - благодаря им можно связаться с клиентом задачи не открывая ее;
- также сервис позволяет сменить этап или приоритет задачи в интерфейсе календаря.
Другие возможности по планированию процессов в OneBox
В OneBox есть и другие способы отображения, которые можно использовать при планировании своей работы. Timeline - один из них. Его принцип на первый взгляд похож на календарь - задачи распределены по дням и времени, но на времени здесь больше сделан акцент, ведь временные промежутки выделены очень четко. Интервал отображения (час или 30 минут) - вы сможете задать сами. Такой способ отображения подойдет компаниям, где задачи должны быть определены на точное время - например школам для планирования занятий.
Еще один способ отображения, который подходит для планирования глобальных проектов и задач в них это диаграма Ганта. Здесь на горизонтальной шкале отображен период выполнения проектов, такой способ позволяет спланировать когда, какой проект запускать, кто будет ответственным и т.д
Планировать задачи важный момент работы - как лично каждого сотрудника, так и для руководителя отдела. Ведь если человек будет получать все задачи скопом, не распределяя их по рабочем времени большой риск того, что со временем какие-то задачи будут терятся, Руководителю нужно понимать нагрузку каждого исполнителя, чтобы правильно распределить процессы. Сейчас CRM OneBox включает в себя несколько способов отображения процессов, которые способствуют тому, чтобы процесс планирования в вашей компании стал более простым, а работы сотрудников эфективнее
