Цифровой документооборот уже давно не новинка. Бизнес упростил себе жизнь используя цифровые документы, ведь процесс создания и обмена такими документами с клиентом, партнером происходит гораздо быстрее чем в традиционном, бумажном формате. Но вместе с этим появилось две проблемы:
- защита данных в электронном документе;
- для того чтобы сделка была признана действительной, обязательно должно произойти подписание документа с обеих сторон.
Обе эти проблемы решает электронная цифровая подпись (эцп). Что это, как подписывать документ с ЭЦП, а также что позволит интеграция OneBox с ЭЦП - об этом поговорим в статье.
Что такое ЭЦП
Электронная цифровая подпись - атрибут электронного документа, который формируется путем криптографической шифровки информации. ЭЦП невозможно перенести на другой носитель (или документ) путем обычного копирования. Благодаря этому именно с помощью ЭЦП возможно подтвердить свое авторство на электронный договор.
Работа с ЭЦП в OneBox - основные моменты
Подписание документов ЭЦП в OneBox легитимно?
Для подписания документов цифровой подписью в OneBox используется программное обеспечение ПК "Варта". Оно отвечает законодательным требованиям Украины:
- ДСТУ ГОСТ 28147-2009 “Системи обробки інформації. Захист криптографічний. Алгоритм криптографічного перетворення”;
- ДСТУ 4145-2002 “Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”;
- ГОСТ 34.311-95 “Інформаційна технологія. Криптографічний захист інформації. Функція хешування”.
А также имеет Экспертное заключение Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины № 04/03/02-4759 от 11.12.2018 г.
Проверить юридическую законность подписанных документов наш клиент может:
- на сайте налоговой службы;
- внутри CRM OneBox (система предусматривает такую возможность как в админке, так и в личном кабинете).
Работа с шаблонами документов
Шаблон документа ускоряет процесс создания документа, благодаря тому, что:
- статичная часть текста (которая присутствует в каждом документе определенного типа) прописывается один раз в шаблоне, а дальше при выборе шаблона подтянется автоматически - никакого ручного копирования;
- уникальные данные (название и количество продуктов заказа, юр реквизиты и другое) смогут добавить переменные.
Благодаря этому создавать документы для подписи ваш менеджер сможет потратив на это меньше минуты. Наиболее часто используемые шаблоны: акт, накладная и счет уже предусмотрены в системе. При необходимости, добавить другой вид документа вы сможете сами, или с помощью наших специалистов.
Как подключить ЭЦП к OneBox
Для того чтобы получить возможность подписывать документы с помощью цифровой подписи в OneBox вам необходимо:
- быть владельцем CRM OneBox;
- подключить модуль OneBox eDoc.
Модуль оплачивается раз в месяц. Оплата идет за отдельный, поддерживаемый сервис - базу ЭЦП Украины. Не проводить оплату ежемесячно можно, но в таком случае база изымается.
Дополнительные возможности модуля OneBox eDoc
- компания сможет хранить документы на внешних хранилищах (Google диск, DropBox, Яндекс диск);
- будет возможность создать индивидуальный сценарий подписания документа (с автоматической сменой ответственного подписанта, отправкой документа клиенту) на нужном этапе;
- возможность обсудить документ с внешними партнерами через их личный кабинет (для вас вся работа будет в одном окне, а внешние партнеры смогут оставить свои комментарии и увидеть ваши в своем ЛК, куда у каждого партнера будет личный, индивидуальный вход);
- упрощается management документации. Все документы упорядочены внутри одной системы, вы в любой момент можете открыть нужный документ - его не придется искать по стеллажам архива, а партнеры и клиенты смогут увидеть копии всех своих документов в личном кабинете, куда доступ есть только у них.
