Контроль выполнения задач crm-OneBox

Важно чтобы сотрудники могли сами принимать решения о том какая работа более приоритетна, а какие задачи можно немного отложить. Тогда они будут понимать свою роль и ответственность за то что делают, а также  “самостоятельный” сотрудник всегда работает более эффективно, ведь ему не нужно отвлекать коллег или руководство для того чтобы уточнить когда и как выполнять тот или иной процесс. Но иногда он может что-то пропустить или посчитать не самой важной какую-то задачу из-за недостатка информации. Такому сотруднику точно не понравится если каждую его задачу будут контролировать.  CRM система OneBox позволяет вести ненавязчивое управление нагрузкой сотрудников, создать условия когда человек будет понимать что и когда нужно выполнить. А контролировать выполнение задач руководитель сможет не переспрашивая по несколько раз у сотрудника выполнил ли он задачу или на когда планирует ее решение. 

Контроль выполнения задач в CRM+ERP OneBox

В системе OneBox есть несколько инструментов, которые позволяют контролировать  выполнение задач сотрудниками компании, но основа всего -  это постановка задач и работа с календарем. 

У каждого сотрудника есть свой календарь где по дням, приоритетам, времени распределены задачи. Сотрудник приходит на работу, открывает календарь и сразу же видит что и в какой последовательности ему нужно сделать сегодня. Обновлять информацию система будет в режиме реального времени -  то есть каждая новая задача появляется в календаре сразу же после ее создания.  Как руководителю проконтролировать все ли сделал сотрудник уходя домой и решены ли задачи во время? 

Первый способ, это открыть календарь и вручную посмотреть остались ли невыполненные задачи, посмотреть информацию в закрытых - действительно ли они выполнены, или же коллега просто кликнул на кнопку “закрыть”. При этом нет необходимости задерживать человека на работе, выяснять ситуацию по каждой задаче, ведь со всей информацией можно ознакомится в системе. 

Но если компания или ваш отдел достаточно большой, тогда проверять вручную календари сотрудников каждый день будет тяжело - для этого в OneBox есть действия бизнес-процесса, которые позволяют автоматизировать этот процесс. Рассмотрим несколько примеров: 

• ваш бизнес предусматривает важные задачи, выполнение которых необходимо проверить сразу же после того как они выполнены -  настройте на закрывающих этапах таких задач автоматическое создание задач на руководителя предприятия, и тогда программа будет создавать задачу с текстом, к примеру “Проверить решение задачи” сразу же по факту ее выполнения.  
• есть задачи , которые никак нельзя просрочить в выполнении, так как это, например, может привести к тому, что предприятие потерпит убытки или новый клиент получит негативный отзыв и откажется от дальнейшего сотрудничества, в OneBox на нужном этапе можно настроить действие, в котором вы задаете срок этапа и его автоматический переход на другой, если за нужное время задача не решена. Тогда, в случае просрочки выполнения задачи, OneBox автоматически переключит задачу на нужный этап,при необходимости еще и уведомит об этом руководителя, создаст на него задачу, или же изменит ответственного на другого. 

А что еще: 

если руководитель видит, что сотрудник не справляется со своими обязанностями, с помощью OneBox он сможет выяснить причину, просмотрев его календарь. Никаких беспочвенных обвинений и конфликтов. Ведь причин почему сотрудник не выполняет свою работу вовремя может быть достаточно много: только вернулся с отпуска и скопилось много задач или же просто в какой-то период получил большее количество заданий и чисто физически не может выполнить их за один день, или же задач не так много, но они объемные и на решение ушло много времени, или же сотрудника много отвлекали по мелким вопросам из-за чего он забыл сделать важный звонок , или же рабочий день он потратил на решение не рабочих вопросов. В системе руководитель сможет отследить точную причину, потом узнать какая  версия у сотрудника и предметно обсудить что ему мешает работать более эффективно. При этом в системе руководитель будет видеть реальную проблему, сотрудник не сможет его обмануть, а он не будет без оснований обвинять сотрудника в том, что тот работает плохо. 

В результате CRM OneBox помогает контролировать работу подчиненных таким образом, чтобы они даже не знали об этом.  Это позволяет сотрудникам чувствовать себя более свободными и самостоятельными, а значит относится к работе ответственно, а  руководителю всегда быть начеку и понимать как работает его бизнес, кто и сколько работы в действительно выполняет каждый день.