CRM система OneBox может интегрироваться с вашей корпоративной почтой, и тогда все письма, которые получают сотрудники на рабочий электронный ящик попадут в события OneBox, есть возможность трансформировать их в заказ или процесс - таким образом не одно уведомление от клиента не будет пропущено или потеряно, а подключение интеграции займет у вас всего несколько минут.
Немного технической информации об интеграции
CRM система OneBox интегрируется с почтовым сервером через протоколы SMTP и IMAP, так как эти протоколы используют практически все почтовые сервера, интеграция CRM OneBox возможна почти с любым почтовым сервером. Давайте разберем более детально что все это означает.
SMTP и IMAP - это протоколы импорта/экспорта писем, они используются для того чтобы ваше письмо было отправлено/получено пользователем. Тобишь это связующее звено двух почтовиков, которое напрямую отвечает за то чтобы письмо ушло с одного электронного адреса и попало на другой.
Также в работе почты есть два таких понятия как почтовый сервер и почтовый клиент, разница в том, что почтовый сервер непосредственно отправляет письмо, а почтовый клиент позволяет его создать, может отобразить в своем интерфейсе, но самостоятельно отправить не сможет. К слову, при интеграции OneBox с любым почтовиком CRM выступает как почтовый клиент. В работе это происходит так: сотрудник заходит в OneBox и пишет текст письма, после клика на кнопку “сохранить” CRM подключается к почтовому серверу вашей почты которая указана в карточке сотрудника (это может быть Gmail, Rambler…) и с ее помощью и от ее имени делает отправку письма. Когда письмо придет к получателю, он увидит его текст, и почтовый email сотрудника. Ответ также изначально приходит на почтовый сервер, а далее CRM OneBox подключается к нему и забирает это письмо к себе в события.
Как настроить интеграцию OneBox с почтовым сервисом
Для того чтобы интегрировать OneBox и ваш почтовый сервис:
- подключаем приложение “Email” в OneBox market;
- в настройках приложения заполняем все указанные поля (указать нужно будет email, SMTP и IMAP порт и пароль).
- включаем галочку “активный”;
- в настройке выбираем дату начиная от которой импортировать письма (если не указана, импортироваться будут все письма).
Как работает интеграция и зачем она нужна
Сейчас наверное любой бизнес - не важно новый он или работает на рынке давно работает с email. Основные потребности, это - делать рекламные рассылки, обсуждать детали заказа, получать новые заявки, отзыв, обратную связь, от клиентов. Последнее время все более чаще встречается, когда компания использует корпоративную почту, ключевое ее отличие от обычной это непосредственно электронный адрес. Он, как правило, будет такого формата: name@companyname.com. Преимущество такой почты в том, что она позволяет идентифицировать компанию, если сотрудник напишет новому клиенту - письму с такого адреса будут больше доверять, клиент сможет найти информацию, обзор вашей компании, будет какая-то база, понимание что ему предлагают, если письмо напишут существующим клиентам, это также поможет вас идентифицировать, клиент быстрее поймет какой проект ему предлагают и вероятнее всего напишет какой-то ответ.
Настроив интеграцию с CRM системой OneBox работа сотрудников с корпоративной почтой упростится таким образом:
- клиенту можно будет написать из OneBox напрямую из его заказа, не нужно переходить в почтовик искать переписку или email клиента - система подтянет его автоматически при клике на кнопку “написать email” в интерфейсе процесса;
- письма можно отправлять в один клик по заданным шаблонам: для того чтобы сотрудники не тратили много времени каждый день набирая вручную однотипные письма о том, что заказ принят или отгружен вы сможете настроить шаблоны письма на нужных этапах, менеджеру достаточно будет нажать кнопку перехода на этап и письмо отправится на email клиента процесса автоматически, а вся интересующая его информация о продуктах, ценах и прочем будет добавлена в письмо с помощью переменных.
- история переписок, все входящие/исходящие письма попадают в раздел “события” системы, этот раздел может заменить полностью ваш почтовик, ведь письма здесь также само отображаются цепочкой переписки, прямо с “событий” можно сделать звонок или написать письмо, а для удобного и быстрого поиска есть панель фильтрации по направлению, дате, электронному адресу и другим параметрам.
А еще работая с корпоративной почтой в OneBox, вы сможете использовать автоматизацию CRM в работе с письмами. Можно например, сделать чтобы в заказе сменился этап, если пришло письмо от клиента, или же настроить чтобы все письма с корпоративной почты превращались в задачи и появлялись в календаре сотрудников - тогда точно не одно уведомление не будет упущено.
В результате интеграция OneBox c корпоративной почтой ускорит процедуру отправки письма, сэкономит время, позволит не терять письма и в целом сделает общение с клиентом более простым и эффективным.
